Tiga Tips Sukses Pengusulan DUPAK Pustakawan

(Source: Butler Institute for Families)

Jakarta (08/05/2017) - Pada saat ini, penulis berkesempatan mengikuti pendidikan dan latihan Tim Penilai Pustakawan (TPP). Pada kesempatan tersebut, penulis mendapatkan pengetahuan baru tentang tata cara penilaian  angka kredit bagi Pustakawan. Adapun metode penilaiannya berpedoman pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 9 Tahun 2014 dan Keputusan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan kepegawaian Negara Nomor 8 tahun 2014, Nomor 32 Tahun 2014. Walaupun peraturan-peraturan tersebut telah menjelaskan secara detail tentang aspek-aspek penilaian angka kredit, namun masih banyak calon pustakawan dan pustakawan yang belum memahami butir-butir kegiatan kepustakawan yang dapat dinilaikan angka kreditnya.

Artikel singkat ini, bertujuan berbagi pemahaman terkait beberapa hal krusial terkait proses penilaian Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK) Pustakawan baik jenjang keterampilan maupun keahlian.

Seringkali penulis mendengarkan keluh kesah rekan sejawat pustakawan yang menyatakan bahwa butir-butir kegiatan kepustakawan yang telah dilakukannya tidak dinilai oleh TPP. Bahkan beberapa diantaranya telah berburuk sangka kepada TPP dan menyematkan stigma 'algojo' kepada TPP. Faktanya, TPP menanggung tanggung jawab yang berat. Dilain sisi, TPP dituntut obyektif selama proses penilaian dengan mengacu peraturan yang berlaku. Sedangkan disisi yang lain, keberadaan TPP memiliki unsur pembinaan terhadap karier pustakawan.

Dari sudut pandang yang lain, sepantasnya kita sebagai pustakawan menginstropeksi diri, jika  berkas DUPAK yang kita ajukan mengalami penundaan ataupun pemotongan angka kredit. Salah satu faktor penyebabnya adalah DUPAK yang kita ajukan tidak memenuhi unsur 3 (T). Apakah ketiga unsur tersebut? Marilah kira simak penjelasan dibawah ini.

1. Tertib berkas administrasi
Setiap DUPAK harus menyertakan kelengkapan dokumen sesuai peruntukannya. Pengajuan DUPAK diperlukan untuk tiga hal, yaitu: Pengangkatan pertama pada jabatan Pustakawan, Kenaikan jabatan dan atau pangkat, pengangkatan kembali ke jabatan Pustakawan setelah dibebastugaskan sementara. Ketiganya memiliki persyaratan administasi dan kelengkapan dokumen yang berbeda. Semisal: seorang pustakawan hendak mengajukan kenaikan jabatan Pustakawan ke jenjang lebih tinggi, maka dia harus menyertakan dokumen-dokumen sebagai berikut:

• Surat Pengantar DUPAK
• SK Jabatan Pustakawan terakhir
• SK Pangkat terakhir
• SKP
• Surat Keputusan lulus uji kompetensi pustakawan

Apabila berkas DUPAK tidak dilengkapi dokumen-dokumen sebagaimana diatas, maka berkas tersebut kemungkinan akan mengalami penundaan penilaian. Jika hal tersebut terjadi maka pihak yang dirugikan adalah pustakawan yang mengajukan DUPAK tersebut karena terhambat proses kenaikan jabatan. Guna menghindari hal tersebut maka pustakawan perlu teliti menyiapkan berkas atau dokumen yang diperlukan sesuai kebutuhannya.
Tertib administrasi secara eksplisit tercantum pada pasal 19 Permenpan nomor 9 tahun 2014 (KemenpanRB 2014, hal 20).

2. Tertib bukti fisik

Pada prinsipnya, TPP akan memverifikasi kesesuaian antara butir-butir kegiatan yang tercantum DUPAK dengan bukti fisiknya. Apabila pengusul DUPAK tidak melampirkan bukti fisiknya maka TPP akan memberikan penilaian terhadap butir-butir kegiatan yang disertai bukti fisik. Perlu diketahui bahwa tiap butir kegiatan memiliki karakteristik dan format yang berbeda-beda. 

Sebagai contohnya, kegiatan kepustakawanan dibagi menjadi dua unsur yaitu: unsur utama (pendidikan, pengelolaan perpustakaan, pelayanan perpustakaan, pengembangan sistem kepustakawanan, dan pengembangan profesi) dan unsur penunjang. 

Taruhlah, seorang pustakawan keahlian pertama mengerjakan tugas pokoknya melakukan kegiatan pelayanan perpustakaan dengan membuat cadangan data (back-up). Kegiatan tersebut meliputi pengentrian data dan pemindahkan kumpulan informasi tentang kegiatan di bidang kepustakawanan yang tersimpan di dalam pangkalan data. Kegiatan tersebut memiliki satuan hasil berupa cantuman dan bukti fisiknya berupa laporan hasil backup data dengan melampirkan print screen history entri data (Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2015a, hal 83).

Namun pustakawan pertama tersebut mencantumkan butir kegiatan back up dengan lampiran bukti fisik yang formatnya tidak sesuai dengan petunjuk teknis tersebut, maka TPP tidak akan menilai butir kegiatan karena butir kegiatan tersebut tidak sesuai format bukti fisiknya. Menimbang hal tersebut maka pustakawan dianjurkan untuk teliti menyusun bukti fisik sesuai format yang telah ditetapkan.

3. Tertib tata waktu

Tak kalah pentingnya adalah tertib waktu karena DUPAK memiliki periode penilaian. TPP akan melakukan penilaian DUPAK pada periode waktu 3 bulan sebelum periode kenaikan pangkat (Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2015b, hal 182). Apabila seorang pustakawan yang mengajukan DUPAK tidak mengikuti tata waktu tersebut maka berkas DUPAK tersebut akan dinilai oleh TPP pada periode penilaian berikutnya. 

Walaupun terdengar sepele, namun tertib administrasi, tertib bukti fisik dan tertib waktu akan menentukan kelancaran proses penilaian DUPAK Pustakawan. Ketiga unsur tersebut membantu TPP dalam menjalankan tugasnya dalam melakukan penilaian DUPAK. Berdasarkan uraian diatas, Marilah kita sebagai pustakawan untuk berlatih tertib administrasi, tertib fisik dan tertib waktu guna menjamin kelancaran proses penilaian DUPAK. Semoga artikel ini bermanfaat. Salam 

DAFTAR PUSTAKA
KemenpanRB 2014, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur  Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik  Indonesia  Nomor  9 Tahun  2014 Tentang  Jabatan  Fungsional Pustakawan Dan  Angka Kreditnya, diakses tanggal 8 Mei 2017, <http: http://peraturan.go.id/inc/view/11e567ed3609237a976d313033333431.html>
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia a 2015, Peraturan Kepala Perpustakaan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, diakses 8 Mei 2017, <http:https://library.uns.ac.id/wp-content/uploads/2016/10/PER%20PPNRI%20NO%2011%20TAHUN%202015%20TENTANG%20JUKNIS.pdf>
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia a 2015, Peraturan Kepala Perpustakaan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015b tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, diakses 8 Mei 2017, <http:https://library.uns.ac.id/wp-content/uploads/2016/10/PER%20PPNRI%20NO%2011%20TAHUN%202015%20TENTANG%20JUKNIS.pdf>