Aspek Penting Pada Penataan Ruangan Perpustakaan Di Perpustakaan Cendana

Perpustakaan, sebagai pusat informasi, dituntut memberikan pelayanan informasi kepada pemustaka. Guna mencapai tujuan tersebut maka perpustakaan perlu memiliki gedung, peralatan, tenaga dan biaya yang memadai. Infrastruktur yang representatif, aman dan nyaman menjadi kriteria ideal bagi terciptanya kepuasan pengguna. Sulit dibayangkan betapa tidak nyamannya pemustaka  saat membaca buku dengan kondisi cahaya yang redup, tingkat kelembapan yang tinggi serta tata ruang yang semrawut. Kondisi tersebut berpengaruh terhadap konsentrasi membaca.

Sebaliknya, jika ruangan perpustakaan tertata secara rapi, fungsional dan estetis maka pemustaka akan merasa nyaman membaca buku. Sehingga sistem pencahayaan, pengatur kelembapan di perpustakaan harus berfungsi dengan baik. Selain itu, tata ruang yang rapi dan estetis serta koleksi terorganisir dengan baik akan menimbulkan kesan/persepsi yang positif bagi pemustaka. Apabila aspek-aspek tersebut terpenuhi maka dengan sendirinya kepuasan tersebut tercipta. Guna mewujudkan hal tersebut maka kita perlu mempertimbangkan berbagai aspek yang berpengaruh terhadap penataan ruangan perpustakaan. Makalah ini akan mengulas beberapa aspek tersebut di Perpustakaan Cendana, Balai Penelitian Kehutanan Kupang.

Prinsip Tata Ruang Perpustakaan.

        Membangun konsentrasi membaca dipengaruhi oleh beberapa aspek baik internal maupun eksternal. Aspek eksternal seperti : ruangan yang nyaman dan suasana yang lengang dapat mempercepat proses terbangunnya konsentrasi membaca. Aspek tersebut terkait erat dengan kepiawaian pustakawan mengelola ruangan perpustakaan mencakup desain interior dan eksteriornya. Guna mencapai tujuan tersebut maka pustakawan perlu memperhatikan beberapa prinsip dasar penataan ruangan perpustakaan sebagai berikut :

a)      Aspek Efisiensi                  :

Pustakawan harus mempertimbangkan aspek efisiensi dalam mendesain interior dan eksterior ruangan perpustakaan. Hal tersebut bertujuan menekan operasional pengelolaan perpustakaan di masa mendatang. Kita memaklumi bahwa perpustakaan merupakan unit organisasi bersifat nirlaba Sehingga alokasi anggaran pengelolaan perpustakaan di beberapa organisasi mendapat porsi yang kecil. Sementara beban daya listrik untuk penerangan dan pendinginan menyedot anggaran cukup signifikan. Maka aspek efisiensi daya akan membantu perpustakaan dalam menekan biaya operasionalnya. Langkah efisensi daya adalah: memperbanyak jendela yang berfungsi mengatur sirkulasi udara sekaligus menambah sumber pencahayaan alami yang bersumber dari matahari. Keuntungan lain dari efisiensi daya dengan memanfaatkan sumber alami adalah lebih ramah lingkungan.

b)      Aspek Fungsional             :

Hendaknya perabotan yang digunakan dalam perpustakaan mempunyai fungsi menunjang kinerja pelayanan perpustakaan. Hindari barang-barang yang tidak terkait erat dengan kinerja perpustakaan karena akan menyita tempat. Disarankan memakai peralatan yang multifungsi seperti : komputer yang digunakan sebagai alat administrasi dapat difungsikan juga sarana penelusuran elektronis. Sedangkan dalam hal pemilihan printer maka pilihlah printer yang dapar fungsi sebagai printer, scanner, kopier dan fax.

c)       Aspek Ekonomis                               :

Hendaknya dalam memilih perabotan perpustakaan mengacu pada aspek ekonomis yang merujuk pada kualitas, aksesbilitas dan perawatanya. Semisal dalam pembuatan rak buku. Secara kualitas bahan baku besi lebih kuat dari pada kayu jati. Namun jika perolehannya (aksesbilitas) dan perawatanya lebih ekonomis bahan baku dari kayu. Maka pilihan rak buku yang terbuat dari kayu merupakan pilihan yang tepat.

Standar penataan ruangan perpustakaan.

     Standarisasi diperlukan pada berbagai aspek termasuk pelayanan perpustakaan. Hal ini penting untuk menjamin keseragaman mutu pelayanan perpustakaan. Ilmu perpustakaan memiliki standar minimal pada aspek tata ruang perpustakaan. Standarisasi dalam penataan ruangan perpustakaan mengacu pada Indian Standard Recommendation Relating to Primary element in The design of Library Building (1977) dalam Sulistyo Basuki (1991). Hal ini untuk menjamin ketersediaan ruang yang sesuai dengan standar minimal operasional perpustakaan. Dalam dokumen tersebut dinyatakan bahwa setidaknya perpustakaan memiliki minimal tiga ruangan yang terbagi atas:

a)      Ruangan dokumen/bahan pustaka yang menampung 150 volume/m².

b)      Ruangan staf perpustakaan untuk kegiatan klasifikasi, katalog dan pengadaan memiliki luas minimal 9 m². Sedangkan ruangan untuk staf administrasi/profesional; yang tidak bertugas dibidang jasa seluas 5 m².

c)       Ruangan pemakai memiliki luas rata-rata per-pembaca seluas 2,33 m².

    Dan sistem pengukuran yang digunakan dalam penataan ruangan perpustakaan menggunakan sistem modular. Sistem ini menjamin keakurasian tata letak ruang dan perabot karena ukuran ruangan, perabot dan perkakas berbentuk modul/perkalian 10 cm.

Langkah penataan ruangan perpustakaan.

1. Merencanakan sistem pelayanan yang akan dipakai.

Sistem pelayanan pada perpustakaan perlu direncanakan sejak awal. Hal ini akan berpengaruh pada jenis pelayanan dan desain tata letak perpustakaan. Adapun sistem pelayanan terdiri dari 2, yakni : terbuka dan tertutup. Yang membedakan kedua sistem tersebut adalah aksestabilitas. Maksudnya, sistem terbuka memungkin pengguna secara mandiri untuk menelusur informasi sekaligus menemukan buku yang diinginkannya dan pustakawan bertindak sebagai fasilitator saja. Berdasarkan pengamatan terhadap luas ruangan

dan sumberdaya manusia maka perpustakaan Balai Penelitian Kehutanan Kupang (BPKK) menerapkan sistem terbuka.

Keuntungan sistem ini adalah :

a)        Pengguna leluasa mengakses, menelusur dan menemukan informasi sesuai kebutuhannya.

b)        Tidak banyak memerlukan tenaga pustakawan untuk mengoperasikan sistem ini. Pustakawan dapat fokus melayani sirkulasi dan pengolahan pustaka.

c)         Penataan ruang perpustakaan lebih fleksibel karena ruang baca, koleksi dan sirkulasi terintegrasi.

Namun keuntungan tersebut bukan berarti sistem ini tidak memiliki kelemahan. Satu aspek yang perlu diperhatikan adalah sistem keamanan. Peluang hilangnya koleksi relatif besar karena pengguna memiliki akses yang luas terhadap koleksi. Untuk mengantisipasi hal tersebut adalah memberlakukan one gate system, yaitu: arus keluar masuk pengguna hanya melalui satu pintu dengan pengawasan pustakawan.

2. Mengidentifikasi kebutuhan ruangan dan alat.

1.) Kebutuhan Interior ruangan mempertimbangkan aspek :

a)        Sirkulasi Udara.

Ruangan perpustakaan memerlukan sistem sirkulasi udara yang baik. Sirkulasi udara yang buruk menyebabkan tingkat kelembapan tinggi dan merangsang pertumbuhan jamur yang beriklim semi arida rentan terhadap perubahan suhu yang ekstrim antara siang dan malam. Sehingga penggunaan Air Condationer (AC) diperlukan untuk menjaga kestabilan suhu ruangan.

b)        Pencahayaan.

Membaca memerlukan pasokan cahaya yang memadai. Pencahayaan dapat diperoleh melalui 2 (dua) sumber, yaitu: alami (sinar matahari) dan elektrik (lampu). Sumber alami diperoleh dengan cara membuat jendela-jendela berukuran besar dengan menggunakan bahan tembus pandang. Sehingga sinar matahari mampu menjangkau keseluruh ruangan. Sedangkan sumber elektrik diperoleh melalui pemasangan lampu hemat energi pada titik tertentu. Lampu hemat energi memiliki keuntungan daya yang dikeluarkan kecil dan menghasilkan penerangan optimal.

c.) Pemilihan warna.

Pemilihan warna cat pada dinding perpustakaan seringkali terabaikan karena dianggap sepele oleh pengelola perpustakaan. Namun warna cat dinding berpengaruh menciptakan nuansa estetika dalam ruangan perpustakaan dan bermuara pada pengkondisian konsentrasi membaca. Menurut penelitian yang dilakukan Lidya Natalia (2007) menyebutkan bahwa warna cat dinding berkorelasi positif dalam meningkatkan konsentrasi. Melalui penelitian laboratorium eksperimen dan perhitungan statistik diperoleh hasil bahwa terdapat pengaruh yang signifikan antara ketiga warna tersebut terhadap konsentrasi, dengan hasil bahwa warna dinding kuning adalah yang paling menunjukkan pengaruh positif terhadap konsentrasi.  Merujuk hasil penelitian tersebut maka pilihlah warna cat yang netral dan terang, seperti : kuning muda, hijau muda, biru muda, putih. Karena warna-warna tersebut akan membantu penerangan ruangan dengan memantulkan sinar yang mengenai dinding.

2.)      Kebutuhan Peralatan

a)                            Alat penelusuran Informasi.

Pada sistem terbuka maka perlu keberadaaan alat penelusuran baik manual maupun elektonis. Alat penelusuran informasi memiliki kriteria : mudah penggunaannya, murah biaya pengadaan dan perawatanya serta akurat hasil penelusurannya. Berdasar kriteria tersebut maka alat penelusuran secara manual yang direkomendasikan adalah : katalog, abstrak dan indeks. Sedangkan elektronik menggunakan OPAC versi 1.5. Software OPAC telah secara luas digunakan di perpustakaan memiliki keunggulan : mudah dioperasikan, tidak memerlukan biaya lisensi penggunaan dan mempermudah pertukaran data antar peprustakaan yang sama-sama mengoperasikan CDS/ISIS

b)      Papan petunjuk.

Keberadaan papan petunjuk diperlukan untuk memandu pengguna perpustakaan. Papan ini memuat informasi tentang jenis koleksi dan nomor kelasnya, jenis dan fungsi ruangan pada setiap bagian ruang perpustakaan. Papan petunjuk dapat dipasang pada sudut kanan atas pada rak dan/atau dipasang menggantung pada langit-langit ruangan.

c)       Perabot perpustakaan.

Perabot perpustakaan berupa meja carrel, kursi, rak buku, berfungsi menunjang aktivitas membaca. Adapun criteria perabot perpustakaan adalah fungsional dan ergonomis. Sehingga keberadaan perabot perpustakaan tidak sekedar pemanis namun mempunyai fungsi serta dapat menciptakan penyamanan bagi penggunanya.

d)      Alat keamanan 

Yang dimaksud alat keamanan disini adalah peralatan yang mampu mencegah kecelakaan/kerusakan yang disebabkan human error maupun sebab lainnya. Potensi kerawanan yang terjadi di perpustakaan adalah kebakaran dan pencurian. Kebakaran bisa disebabkan arus singkat yang akan membakar koleksi buku-buku. Hal ini dapat dicegah dengan memasang double sekring dan alat pemadan kebakaran. Sedangkan pencurian dapat dicegah dengan memasang alat deteksi yang dipasang pada pintu masuk. Alat ini akan bekerja bila mendeteksi logam yang secara sengaja  dipasang pada bagian-bagian tertentu di buku. Biasanya logam kecil berupa kawat pada buku akan diambil oleh pustakawan saat buku tersebut dipinjam secara prosedural. Penggunaan CCTV juga direkomendasikan untuk menekan kehilangan koleksi akibat lemahnya pengawasan pustakawan.

3.)   Mendesain ruangan dan tata letak peralatan.

Pada umumnya, penataan ruang perpustakaan terbentur dengan keterbatasan ruangan. Mengacu pada standar minimal Indian Standard Recommendation Relating to Primary element in The design of Library Building (1977). Demikian halnya perabot penunjang operasional perpustakaan yang berupa : meja resepsionis untuk pelayanan sirkulasi, catalog, seperangkat meja carret dan kursi, rak-rak buku dan koleksi. Ruangan perpustakaan didesain sedemikian rupa sehingga tercipta alur sebagai berikut :

a.    Pengguna yang memasuki ruangan akan melapor dan mengisi buku tamu di meja resepsionis. Pengguna dapat sekaligus menelusur secara eletronis menggunakan OPAC di bawah bimbingan pustakawan. Setelah mendapat informasi keberadaaan buku maka pengguna akan langsung menuju ke ruang koleksi.

b.    Deretan rak tersebut ditata berdasarkan nomor kelas terkecil sampai nomor terbesar dari kiri ke kanan. Adapun koleksi Perpustakaan Cendana terdiri atas 4 buah koleksi, yakni : Koleksi Referensi  berupa : Kamus, Handbook, Abstrak dan Ensiklopedi yang terletak dekat meja Carrel; Koleksi Umun berupa : buku computer, hukum, sosial, murni, kehutanan yang tersimpan pada rak yang berjajar berurutan dari kiri ke kanan dekat  meja sirkulasi, Koleksi Majalah dan Jurnal serta Koleksi Deposit yang berisi terbitan-terbitan khas Perpustakaan Cendana;

c.     Setelah pengguna berhasil menemukan buku maka dia dapat membaca pada ruang baca yang terletak disebelah kanan dari pintu masuk. Sedangkan jika pengguna berniat meminjam buku tersebut maka dapat menghubungi pustakawan di meja sirkulasi.

Penutup

Ruangan perpustakaan yang representatif akan menunjang terciptanya konsentrasi baca. Berdasarkan perkembangan organisasi maka Perpustakaan Cendana harus merombak ulang ruangan perpustakaan untuk menyesuaikan perubahan tersebut. Dalam menata ulang ruangan Perpustakaan Cendana berdasarkan tiga prinsip dasar yakni : Efisien, Fungsional dan Ekonomis. Serta mengacu pada Indian Standard Recommendation Relating to Primary element in The design of Library Building.

Daftar Pustaka

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta. Gramedia

Lidya Natalia Heksan. 2007. (Skripsi : Pengaruh Dinding Warna Kuning, Biru, Dan Putih Terhadap Konsentrasi Anak Usia 7-10 Tahun. Jakarta. Unika Atma Jaya.