Pemanfaatan Teknologi dan Pembudayaan Berbagi Pengetahuan (Knowledge Sharing) Antar Pustakawan Guna Meningkatkan Daya Saing Perpustakaan

Perpustakaan memiliki dua fungsi yang menonjol yakni: dokumentasi dan informasi. Perwujudan dari fungsi dokumentasi perpustakaan adalah aktivitas pengumpulan, mengorganisasikan danpenyimpanan sumber-sumber pengetahuan baik dalam media tercetak maupun non cetak.Pendokumentasian berbagai sumber informasi tersebut bertujuan melestarikan pengetahuan sehingga generasi sekarang masih dapat mengakses pengetahuan tersebut.Selanjutnya, manifestasi fungi informasi adalahkegiatan penyebarluasan pengetahuan kepada para pemustaka melalui promosi perpustakaan, penyebaran paket informs maupun penyuluhan sehingga pengetahuan para pemustaka bertambah. Kedua fungsi tersebut merupakanperwujudan perpustakaan sebagai organisasi pembelajaran seumur hidup (long lifelearning organization) dengan cara menjaga kebersinambungan transfer pengetahuandari  generasi ke generasi dalam masyarakat informasi (information society).

Pada satu sisi, perkembangan teknologi informasi mendorong terjadinya kompetisi yang ketat bagi para penyedia jasa infomasi konvensional maupun modern.Dinamika tersebut menyeret perpustakaan kedalam persaingan bisnis yang kompetitif.Beberapa competitor global bagi perpustakaan adalah Google dan Wikipedia.Kedua penyedia jasa informasi milik swasta tersebut berhasil merebut beberapa segmen pengguna jasa informasi perpustakaan.Para pengguna Google dan Wikipedia mempertimbangkan kecepatan waktu dan akurasi pencarian yang dimiliki oleh fitur kedua portal tersebut.Tentunya perpustakaan perlu meningkatkan daya saingnya agar tetap bertahan di tengah ketatnya persaingan penyedia informasi di era global seperti saat ini.

Sedangkan pada sisi yang lain, pustakawan selaku manajer dan navigator informasi terlihat mengalami kesulitan beradaptasi dengan perubahan yang cepat tersebut. Bahkan proses transfer pengetahuan antara pustakawan senior dengan koleganya pun seringkali sulit dilaksanakan oleh beberapa sebab. Teridentifikasi dua jenis faktor penghambat proses transfer pengetahuan:

1. Pertama,hambatan eksternal berupa keterbatasan waktu dan fasilitas. Seringkala para pustakawan yang bekerja diinstansi pemerintahan mengeluh tidak memiliki waktu yang cukup untuk mengembangkan pengetahuannya karena pustakawan tersebut terjebak dalam rutinitas administratif. Keterbatasan waktu tersebutmenghambat pustakawan untuk belajar hal baru ataupun memperoleh pengalaman dari kegiatan kepustakawanan lainnya. Selanjutnya,keterbatasan fasilitas berupa terbatasnya akses internet atau terbatasnya jumlah komputer atau sarana kerja lainnya turut menghambat pustakawan mengakses pengetahuan lainnya.

2.    Kedua, faktor internal yang menghambat pustakawan adalah keengganan pustakawan untuk berbagi pengetahuan dengan koleganya. Dampaknya adalah terjadi kesenjangan informasi antara pustakawan senior denganpustakawan juniornya. Pendapat ahli dibidang manajemen pengetahuan (knowledge management) menguatkan hal tersebut. Dhanavandan, S & Uma, V (2014) mengidentifikasi tiga hambatan dalam pengelolaan pengetahuan yang meliputi: subjektivitas pengetahuan tacit, keusangan sumber informasidan keengganan staf ahli yang berpengalaman (expert staffs) melakukan transfer pengetahuan (knowledge sharing). Keenggan tersebut didasari oleh kekhawatiran terancamnya posisi para pustakawan senior jika mereka membagikan pengetahuannya kepada kolega juniornya.

Baik hambatan eksternal dan internal lambatnya proses transfer pengetahuan antar para pustakawan dan mereka kesulitan beradaptasi dengan perubahan teknologi informasi yang berkembang secara dinamis.

Mencermati fenomena ketatnya persaingan antar penyedia jasa informasi, berkembangnya teknologi dan lambatnya pustakawan beradaptasi dengan perubahan maka perlu dikaji tentang pentingnya memanfaatkan teknologi sebagai sarana mendorongberkembangnya budaya berbagi pengetahuan (knowledge sharing) antar pustakawan sehingga pustakawan dapat adaptif terhadap perubahan dan perpustakaan dapat menigkatkan daya saing layanannya dengan indikator kecepatan waktu dan akurasi layanansehingga perpustakaan mampu bertransformasi sebagai organisasi pembelajar.

Penulisan makalah ini bertujuan  membahas konsep transfer pengetahuan, pentingnya transfer pengetahuan, tahapan dalam pembudayaan transfer pengetahuan dan mendeskripsikan pemanfaatan teknologi What App Group sebagai saranaberbagi pengetahuanantar pustakawan di perpustakaan RI Ardi Koesoema, Sekretariat Badan Litbang dan Inovasi Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

 Memahami Istilah Pengetahuan, Jenis dan Proses Transfernya

Istilah pengetahuan telah dikenal luas oleh masyarakat. Sebagian besar masyarakat memahami istilah tersebut sebagai kemampuan panca indera mengenali sesuatu hal yang baru.Namun beberapa ahli mendefinisikan pengetahuan sebagai kemampuan manusia memberikan nilai tambah terhadap informasi yang terinteranalisasi dalam dirinya. MenurutNonaka (1994) dan Huber (1999) dalam (Alavi & .Leidner, 1999), pengetahuan merupakan proses internalisasi dan penambahan nilai (add value) unsur kedalam diri guna meningkatkan kemampuan diri untuk melakukan tindakan secara efektif.

Pengetahuan dibedakan menjadi dua jenis, yakni: pengetahuan berwujud (eksplisit) dan pengetahuan tak berwujud (tacit).Perbedaan kedua jenis pengetahuan tersebut dijelaskan sebagai berikut:

• Pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan yang kasat mata. Pengetahuan tersebut dapat ditangkap panca indera manusia (indera penglihatan, pendengaran maupun indera peraba). Pengetahuan eksplisit merupakan kemampuan manusia memperoleh informasi dari sumber lain, selanjutnya informasi tersebut diolah kembali dengan mengkombinasikannya dengan pengalaman dan ketrampilan yang dimiliki oleh orang tersebut. Setelah itu, pengetahuan baru tersebut disimpan dan disebarluaskan melalui media cetak(buku, buletin, jurnal) dan media elektronik(CD, kaset, video)
•  Pengetahuan tacit merupakan pengetahuan tak kasat mata.Pengetahuan tersebut tersimpan didalam pikiran (otak) manusia. Pengetahuan tacit tersebut diperoleh melalui pendidikan, pelatihan, penugasan dalam periode waktu yang lama. Kombinasi ketiga aspek tersebut menghasilkan pengetahuan tacit. Setiap manusia memiliki pengetahuan tacit yang berbeda-beda sesuai kemampuan daya analisis otak untuk menyerap dan manganalisis informasi baru. Pada umumnya, proses ekstraksi pengetahuan tacit sulit dilakukan karena sifatnya yang laten. Faktor yang menentukan dalam penyebarluasan pengetahuan taict adalah adanya kemauan pemilik pengetahuan tacit untuk membagikan pengetahuannyakepada orang lain secara sukarela.

Perbedaan jenis pengetahuan dibedakan berdasarkan jenis media pembawanya dan metode ekstraksi pengetahuan tersebut.Pngetahuan eksplisit berkembang dinamis disebabkan oleh aksestabilitas media penyimpanan dan distribusi serta proaktifnya para aktor pemilik pengetahuan.Sedangkan, pengetahuan tacit berkembang lambat disebabkan oleh sulitnya mengakses media penyimpanannya dan resistensi pemilik pengetahuan tacit untuk membagikan keilmuannya kepada orang lain.

Proses transfer pengetahuan memiliki kesamaan denganmodel komunikasi antar pribadi. Pada prosesnya, transfer pengetahuanmelibatkan beberapa entitas, meliputi: pengirim (sender)-pesan (messages) -media (transmittor) -penerima (receiver). Entitas tersebut dijelaskan sebagai berikut:

• Pengirim merupakan aktor yang memiliki informasi dan aktor tersebut membagikan pengetahuannya kepada aktor lainnya.
• Pesan merupakan idea/gagasan yang dipertukarkan dalam bentuk simbol tertentu
• Media merupakan sarana pembawa pesan yang memiliki format tercetak dan elektronik.
• Penerima merupakan aktor yang memperoleh informasi dan kemanfaatan dari informasi tersebut. Penerima dapat memberikan umpan balik ke pengirim pesan.

Apabila interaksi antara pengirim dan penerima dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan maka proses tersebut berubah menjadi kebiasaan komunikasi. Selanjutnya budaya berbagi pengetahuan dimaknai sebagi interaksi antar para aktor komunikasi yang dilakukan secara terus menerus dan berkelanjutan dengan tujuan menambah wawasan/pengetahuan.

     Pentingnya Berbagi Pengetahuan

Seberapa pentingkah berbagi pengetahuan (knowledge sharing) bagi pustakawan dan perpustakaan?Penjelasan dibawah ini akan menjawab pertanyaan tersebut.

• Berbagi pengetahuan akan meningkatkan daya saing perpustakaan melalui efisiensi pengembangan sumberdaya manusia. Semisal, sebuah perpustakaan memiliki seorang atau beberapa pustakawan yang memiliki keahlian khusus. Perpustakaan tersebut dapat mendayagunakan sumbedaya berkualitas tersebut sebagai mentor bagi pustakawan lainnya dalam konteks pengembangan sumber daya manusia. Diharapkan berbagi pengetahuan melalui mekanisme mentorship akan meningkatkan kompetensi dan profesionalitas pustakawan lainnya dan dapat mengurangi biaya pengembangan sumberdaya manusia (memangkas biaya perjalanan mengikuti pendidikan, latihan, seminar maupun workshop).
• Berbagi pengetahuan akan meningkatkan nilai tambah pada suatu produk atau jasa layanan. Apabila terbuka dialog antar pustakawan maka mereka akan mudah memecahkan suatu masalah dengan cara membandingkan pengalaman yang dimiliki oleh masing-masing pustakawan mengatasi masalah terkait.Semisal seorang pustakawan dibagian sirkulasi mengeluhkan minimnya jumlah peminjaman buku baru. Setelah para pustakawan berdiskusi menganalisa penyebab minimnya peminjam buku baru adalah kurang masifnya promosi buku kepada para pemustaka maka para pustakawan dapat bersinergi merumuskan strategi promosi dengan berinovasi menggunakan media sosial dan membentuk diskusi buku interaktif. Hal-hal tersebut merupakan wujud manfaat berbagi pengetahuan dalam berinovasi. Menurut Wang (2006) dalam Maryam et. all (2010),  penerapan konsep Total Quality Management (TQM) pada perpustakaan, akan mendorong perubahan perilakuorganisasi  untuk lebih inovatif guna meningkatkan performa organisasi. Perubahan tersebut dapat dicapai melalui benchmarking dan transfer pengetahuan. Diharapkan, praktek saling berbagi pengetahuan antar pustakawan mendorong para pustakawan tersebut untuk berinovasi guna meningkatkan mutu produk atau jasa layanan.

Kedua ulasan diatas memperkuat argumententang pentingya berbagi pengetahuan bagi pustakawan dan perpustakaan.Berbagi pengetahuan memberikan manfaat berupa tercapainya efisiensi dan efektitvitas organisasi serta mendorong pustakawan menjadi lebih inovatif.

     Pemanfaatan Teknologi Menunjang Budaya Berbagi Pengetahuan

Pengembangan budaya berbagi pengetahuan antar pustakawan perlu mempertimbangkan aspek filosofi dan teknis.Landasan filosofi berbagi pengetahuan adalah fitrah manusia sebagai makhluk sosial. Setiap manusia tidak mampu hidup sendiri karena mereka membutuhkan bantuan oranglain dalam kehidupannya. Manusia juga memperoleh pengetahuan baru dari manusia lainnya.Sehingga manusia perlu berinteraksi, bersinergi dan berkolaborasi dengan manusia lainnya guna menambah wawasan, pengetahuan dan meningkatkan kemampuan diri serta menambah pengalaman.Interaksi tersebut perlu dilakukan secara intens, konsisten dan berkesinambungan serta perlu ada konsensus bersama agar menjadi budaya baru yang positif. Selanjutnya landasan filosofi tersebut perlu mempertimbangkan beberapa poin sebagai berikut:

1. Membangun kesadaran kolektif antar anggota grup bahwa berbagi pengetahuan menjadi kebutuhan bersama antar anggota.
2. Membangun kepercayaan setara (mutual thrust) antar anggota kelompok.
3. Mengembangkan infrastruktur yang bersifat interaktif dan partisipatif guna mendorong para anggota untuk saling berbagi pengetahuan.
4. Mengembangkan komunikasi empatik  antar anggota guna mengikat emosi para anggota.
5. Merumuskan konsensus terkait etika komunikasi.
6. Memilih teknologi yang sederhana, efisien dan efektif.

Beranjak ke tahap operasional, teknologi merupakan aspek krusial dalam menunjang pembudayaan berbagi pengetahuan.Teknologi merupakan jembatan atas segala perbedaan baik yang menyangkut perbedaan preferensi, geografis dan waktu.Menimbang poin-poin ketiga dan kelima maka teknologi Whats App Grup (WAG) dapat dijadikan media menjembatani para pustakawan berbagi pengetahuan.Perpustakaan RI Ardi Kusuma yang merupakan instansi penyedia jasa informasi ilmiah dibidang kehutanan dan intansi pembina pustakawan kehutanan telah mendayagunakan WAG sebagai forum komunikasi antar pustakawan kehutanan yang bertugas di kantor pusat dan unit pelaksana teknis seluruh Indonesia untuk membudayakan berbagi pengetahuan. Whats App Grup Pustakawan Badan Litbang dan Inovasi (WAGPBLI) dibentuk sejak Juli 2018 dan beranggotakan 25 orang pustakawan dari beragam jenjang jabatan, Pendidikan, pelatihan, pengalaman dan penugasan. WAG tersebut merupakan tindak lanjut dari konsolidasi pustakawan lingkup BLI yang salah satu outputnya adalah perlu dibentuk forum komunikasi antar pustakawan yang bersifat partisipatif. Keberadaan WAGPBLI diharapkan mampu mendorong pustakawan tersebut untuk senantiasa menambah pengetahuan dan berinovasi guna meningkatkan performa perpustakaan RI Ardi Kusuma.

Pemilihan aplikasi WAG tersebut berdasarkan sifatnya yang partisipatif, mudah digunakan dan gratis.Whats app merupakan aplikasi pihak ketiga yang dapat diunduh secara gratis di playstore.Aplikasi tersebut dapat digunakan pada hampir semua handphone berbasis android.Aplikasi Whats App memiliki fitur-fitur yang komplet. Pengguna aplikasi tersebut dapat berkomunikasi suara melalui fitur telepon maupun berkomunikasi text melalui fitur chat. Bahkan, para pengguna Whats App dapat melampirkan file berupa dokumen, suara rekaman, gambar maupun video.

Selanjutnya adalah pemilihan konten, seluruh anggota WAGPBLI bertindak sebagai administrator.Hal tersebut memberikan kesempatan seluas-luasnya bagi pustakawan yang bertugas di daerah UPT daerah dan pustakawan yang bertugas dipusat untuk saling berkomunikassi secara dua arah.Tujuannya adalah memotivasi para pustakawan untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan seputar permasalahan dan solusi pengumpulan angka kredit pustakawan, informasi terkait pengembangan diri pustakawan (seminar, workshop) maupun membangun jejaring informasi terkait koleksi dan layanan informasi.Beberapa scren shoot percakapan WAGPBLI dibawah ini cukup mewakili transfer pengetahuan di lingkup perpustakaan RI Ardi Kusuma.

Gambar 1. Berbagi informasi seminar

Gambar 3. Berbagi pengetahuan kepustakawanan

Gambar 2. Media komunikasi interaktif

 

Walaupun proses transfer pengetahuan para pustakawan di Perpustakaan RI Ardi Kusuma masih bersifat sederhana, namun telah terlihat semangat berbagi pengetahuan antar pustakawan lingkup BLI. Isi percakapan substantif seputar tema perpustaakaan dan kepustakawanan yang dikemas dalam bahasa informal dalam WAGBLI cukup mencairkan suasana antar anggota grup. Bahkan keberadaan WAGPBLI cukup bermanfaat bagi para anggotanya untuk mengatasi kesenjangan informasi antara pustakawan yang betugas di kantor pusat dan pustakawan yang bertugas di daerah. Mengingat selama ini, pustakawan di daerah seringkali tertinggal informasi penting jika mengandalkan informasi melalui surat pemberitahuan resmi disebabkan letak geografis.

      Peningkatan Daya Saing Perpustakaan

           Meningkatnya pengetahuan yang dimiliki oleh para pustakawan akanturut meningkatkan kualitas output kinerja pustakawan tersebut. Semisal: pustakawan yang sebelumnya mengerjakan segala sesuatunya secara manualakan menyebabkan rendahnya produktivitasnya. Pustakawan tersebut akan membutuhkan waktu relatif lama sehingga pekerjaan pustakawan tersebut tidak efisien secara waktu.Padahal kecepatan dan ketepatan merupakan aspek penting bagi organisasi untuk bertahan di era kompetisi seperti saat ini.Suatu perpustakaan yang adaptif terhadap perubahan akan memprioritskan pengembangan sumberdaya manusia sebagai aspek yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan. Membudayakan berbagi pengetahuan antar pustakawan khususnya pengetahuan terkait teknologi akan menjadikan para pustakawannya ‘melek teknologi’ sehingga pustakawan dapat memperbaiki produktivitas kerja dan kualitas layanan perpustakaan.tersebut Peningkatan produktivitas dan kualitas layanan berdampak pada peningkatan daya saing organisasi. Hasil sebuah studi yang dilakukan oleh Hadagali, G, Krishnamurthy, D, Pattar, M & Kumbar (2012) yang menyatakan bahwa ‘Pengelolaan pengetahuan yang baik akan meningkatkan daya saing layanan perpustakaan’. Budaya berbagi pengetahuan antar pustakawan bermuara pada peningkatan daya saing organisasi perpusdokinfo ditengah ketatnya persaingan industri jasa penyedia informasi seperti saat ini.

Penutup

Dinamika perkembangan teknologi informasi mendorong perpustakaan bertransformasi menjadi organisasi pembelajar (learning organization).Perpustakaan perlu meningkatkandaya saingnya agar mampu berkompetesi dengan penyedia jasa informasi global. Salah satu carapeningkatan daya saing adalah pengembangan kualitas sumber daya manusianya, Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) perlu dijadikan budaya organisasi perpustakaan sebab berbagi pengetahuan mampu mengurangi kesenjangan informasi antara pustakawan yang memiliki keahlian khusus (expert staff) dan koleganya. Namun terdapat tiga hambatan dalam mengestrak pengetahuan tacit dari para pemilik pengetahuan, yakni: subjektivitas pengetahuan tacit, keusangan informasi dan keengganan berbagi pengetahuan.

                Perpustakaan RI Ardi Kusuma Badan Litbang Inovasi Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (BLI KLHK), selaku pembina pustakawan kehutanan bernisiatif menggunakan Whats App Grup (WAG) sebagai media berbagi pengetahuan antar pustakawan kehutanan.Pemilih aplikasi tersebut mempertimbangkan ketersediaan fitur yang interaktif, efiseiensi dan efektivitas.Keberadaan WAGPLI berdampak positif bagi peningkatan pengetahuan seputar jabatan kepustakawanan, informasi seminar/workshop bagi pustakawan.Selain itu, para pustakawan kehutanan merasa nyaman bertukar pendapat dan gagasan menggunakan WAGBLI.Diperlukan kesinambungan dalam merawat motivasi para pustakawan tersebut dalam berbagi pengetahuan.  Diharapkan bertambahnya pengetahuan pustakawan kehutanan akan meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan sehingga daya saing perpustakaan RI Ardi Kusuma pun turut meningkat.

Saran

Perpustakaan lain dapat pula mengembangkan tradisi berbagi pengetahuan antar pustakawannya dengan mempertimbangkan beberapa point berikut antara lain:

1. Membangun kesadaran kolektif antar anggota grup bahwa berbagi pengetahuan menjadi kebutuhan bersama antar anggota.
2. Membangun kepercayaan setara (mutual thrust) antar anggota kelompok.
3. Mengembangkan infrastruktur yang bersifat interaktif dan partisipatif guna mendorong para anggota untuk saling berbagi pengetahuan.
4. Mengembangkan komunikasi empatik  antar anggota guna mengikat emosi para anggota.
5. Merumuskan konsensus terkait etika komunikasi.
6. Memilih teknologi yang sederhana, efisien dan efektif.
7. Whats App Grup dapat dijadikan alternative teknologi sebagai wadah berbagi pengetahuan dengan mempertimbangkan ketersediaan fitur-fiturnya yang interaktif.

Semoga uraian dalam makalah ini bermanfaat dalam rangka pengembangan pengelolaan pengetahuan di perpustakaan. Sekian

Daftar Pustaka

Alavi, M., & .Leidner, D. E. 1999. Knowledge Management Systems: Issues, Challenges, And Benefit. Communications of the Association for Information Systems, pp. 1-37.

Dhanavandan, S & Uma, V 2014, ‘Role of knowledge management system in libraries on web environment: Issues and challenges’, e-Library Science Research Journal, vol.2, no.11, pp.1-7.

Hadagali, G, Krishnamurthy, D, Pattar, M &Kumbar, D 2012, 'Knowledge management in libraries: A new perspective for the library professionals in the competitive world', International Journal of Information Dissemination and Technology, vol. 2, no. 1, pp. 34.

Maryam Sarrafzadeh Bill Martin Afsaneh Hazeri 2010, ‘Knowledge management and its potential applicability for libraries”, Library management, vol 31 Iss 3 pp 198-212