Aspek Penting dalam Penyusunan Perjanjian Kerjasama Perpustakaan

Istilah kerjasama dapat dimaknai sebaga upaya bersama antara dua individu atau dua lembaga atau lebih untuk memadukan kelemahan dan kekuatan masing-masing guna mencapai tujuan bersama. Beberapa hal prinsip dalam kerjasama adalah adanya kesamaan tekad dan tujuan, memiliki posisi yang setara dan saling menghormati. Prinsip-prinsip tersebut akan membuat sebuah kerjasama yang saling menguntungkan antar kedua belah pihak.

Pada umumnya, bentuk kerjasama diformalkan dan dituangkan kedalam sebuah dokumen yang disebut Perjanjian Kerjasama. Dalam konteks perpustakaan, Kerjasama antar lembaga Pusdokinfo merupakan salah satu upaya meningkatkan kualitas layanan perpustakaan dan menyebarluaskan jejaring informasi. Namun seperti apakah dokumen perjanjian yang ideal? Tentunya, masing-masing lembaga memilki versi tersendiri namun ada baiknya perlu standariasasi pada beberapa aspek kerjasama. Artikel ini mengulas secara singkat komponen penting dalam Perjanjian Kerjasama Perpustakaan dan menyediakan contoh templatenya. Selamat menyimak.

Komponen Standar dalam Perjanjian Kerjasama

• Pertama, tersedianya Subjek (Pelaku) kerjasama dan menjelaskan peran masing-masing pihak secara jelas dan gamblang.
• Kedua, tersedianya Objek kerjasama. Pada umumnya objek kerjasama perpustakaan adalah pengembangan layanan informasi, baik berupa: silang layan, tukar menukar koleksi maupun jasa pencarian informasi;
• Ketiga terdapat ruang lingkup kerjasama yang memberikan batasan/fokus sehingga  kedua belah pihak yang bersepakat dapat merealisasikan ruang lingkup tersebut.;
• Keempat terdapat lokasi pelaksanaan kerjasama;
• Kelima terdapat durasi waktu kerjasama;
• Keenam terdapat  mekanisme penyelesaian perselisihan;
• Ketujuh terdapat mekanisme pendanaan;
• Kedelapan terdapat penegsahan dari masih-masing pihak yang bersepakat.

Guna lebih mudah memahami kedelapan komponen tersebut maka dibawah ini tersedia contoh perjanjian perpustakaan. 

PERJANJIAN KERJA SAMA

ANTARA

NAMA INSTANSI PIHAK PERTAMA

DENGAN

NAMA INSTANSI PIHAK KEDUA

Nomor :

Nomor :

TENTANG

KERJASAMA PEMANFAATAN JASA LAYANAN DAN

PENGEMBANGAN SUMBERDAYA PERPUSTAKAAN

Pada hari ini ….tanggal ….bulan …. tahun ….. bertempat di …., telah dibuat dan ditandatangani Perjanjian Kerja Sama oleh dan antara:

1.	Nama	:	………………………..
	Alamat	:	………………………..
	Jabatan	:	………………………..
	Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Instansi pihak pertama; Selanjutnya disebut PIHAK KESATU;
2.	Nama	:	………………………..
	Alamat	:	………………………..
	Jabatan	:	………………………..
	Dalam hal ini bertindak untuk dan atas Instansi pihak kedua; Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. Selanjutnya dalam Perjanjian Kerja Sama ini, PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama disebut PARA PIHAK danselanjutnya secara sendiri-sendiri disebut PIHAK.

Terlebih dahulu PARA PIHAKmenerangkan hal-hal sebagai berikut:

1.         PIHAK KESATU adalah ………….., yang memiliki tugas ……;

2.         PIHAK KEDUA adalah ……., yang memiliki tugas …………..;

3.         PARA PIHAK memiliki sumber daya dan kemampuan yang apabila diintegrasikan dan didayagunakan akandapat meningkatkan kinerja PARA PIHAK dalam rangka penyediaan sumber referensi dan informasi yang berkualitas guna peningkatan mutu layanan Perpustakaandi era revolusi informasi 4.0.

Berdasarkan hal-hal tersebut diatas, PARA PIHAK sepakat untuk membuat dan menandatangani Perjanjian Kerja Sama dalam kegiatan kerja sama Pemanfaatan Jasa Layanan dan Pengembangan Sumberdaya Perpustakaan, dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1

TUJUAN

Tujuan kerja sama iniuntuk menjadi acuan pelaksanaan kerjasama dalam bidang pelayanan dan pengembangan perpustakaan guna meningkatkan kualitas pelayanan dan sumberdaya perpustakaan PARA PIHAK.

Pasal 2

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Perjanjian Kerjasama ini meliputi:

a.        fasilitasi pertukaran koleksi perpustakaan melalui silang layan;

b.        penyediaan jasa permohonan informasi dan jasa informasi;dan

c.         Kegiatan lain yang disepakati oleh para pihak.

Pasal 3

LOKASI

Kegiatan kerjasama ini dilaksanakan di .....

Pasal 4

PELAKSANAAN

(1)     Perjanjian Kerja Sama ini dilaksanakan berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang mengacu pada ruang lingkup dalamPasal 2 yang disusun dan disepakati oleh PARA PIHAK, serta merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari perjanjian ini.

(2)     KAK memuat deskripsi rinci dari masing-masing programtermasuk didalamnya tujuan, kegiatan, keluaran, jadwal, pendanaan, dan PIHAK-PIHAK yang terlibat dan bertanggungjawab.

(3)     Pelaksanaan Perjanjian Kerja Sama ini dapat dilakukan setelah PARA PIHAK menandatangani Perjanjian Kerja Sama ini.

Pasal 5

KEWAJIBAN PARA PIHAK

(1)     PIHAK KESATU mempunyai kewajiban memberikan akses terhadap koleksi, informasi yang bersifat publik kepada PIHAK KEDUA dalam kerangka resource sharing peningkatan layanan Perpustakaan.

(2)     PIHAK KEDUA mempunyai kewajibanmemberikan akses terhadap koleksi, informasi yang bersifat publik kepada PIHAK KESATU dalam kerangka resource sharing peningkatan layanan Perpustakaan.

Pasal 6

HAK PARA PIHAK

(1)     PIHAK KESATU mempunyai hak memanfaatkan akses data dan informasi yang digunakan sesuai dengan tujuan kesepakatan dalam Perjanjian Kerja Sama.

(2)     PIHAK KEDUA mempunyaihakmemanfaatkan akses data dan informasi yang digunakan sesuai dengan tujuan kesepakatan PerjanjianKerja Sama.

Pasal 7

KOORDINASI

PARA PIHAK wajib melakukan koordinasi dengan media surat dan/atau pertemuan sekurang-kurangnya setiap 6 (enam bulan) sekali dalam rangka koordinasi, pemantauan dan evaluasi Perjanjian Kerja Sama.

Pasal 8

JANGKA WAKTU

(1)     Perjanjian Kerja Sama ini berlaku selama 3 (tiga) tahun  sejak tanggal ditandatangani oleh PARA PIHAK dan dapat diperpanjang berdasarkan kesepakatan PARA PIHAK.

(2)     Apabila dalam jangka waktu 3 (tiga) bulan sejak ditandatangani Perjanjian Kerja Sama inisebagaimanadimaksud pada ayat (1) dan tidak ada realisasi kegiatan sebagaimana yang telah disepakati PARA PIHAK, maka Perjanjian Kerja Sama ini, disepakati untuk berakhir oleh PARA PIHAK.

Pasal 9

PEMANFAATAN HASIL KERJA SAMA

(1)     Setiap data, informasi dan/atau hasil yang diperoleh dari kerja sama ini dapat dimanfaatkan secara non-komersial oleh masing-masing PIHAK maupun PARA PIHAK. Pemanfaatan hasil kerja sama secara komersial, baik oleh PIHAK, PARA PIHAK atau pihak ketiga harus disepakati terlebih dahulu berdasarkan suatu perjanjian tertulis.

(2)      Dalam rangka pelaksanaan suatu ketentuan peraturan perundang-undangan, maka PARA PIHAK wajib menjaga seluruh kerahasiaan data dan informasi dimaksud dalam Pasal ini dan tidak akan memberikan kepada pihak lain manapun juga tanpa adanya persetujuan tertulis terlebih dahulu dari PARA PIHAK.

Pasal 10

HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL (HKI)

(1)     Semua data, informasi dan kekayaan intelektual yang berasal dari masing-masing PIHAK yang telah dimiliki sebelum Perjanjian Kerja Sama ini tetap menjadi milik masing-masing PIHAK.

(2)     Apabila dalam hal hasil pelaksanaan kerja sama berpotensi untuk memperoleh HKI, maka PARA PIHAK dapat mendaftarkan perlindungan HKI dengan menyebutkan sumber keterlibatan dari PARA PIHAK sesuai dengan ketentuan Peraturan dan Perundangan.

(3)     Terhadap data, informasi, dan kekayaan intelektual yang dihasilkan melalui Perjanjian Kerja Sama ini akan dilindungi dan menjadi hak milik PARA PIHAK dan dapat dimanfaatkan oleh PARA PIHAK sesuai dengan ketentuan Perjanjian Kerja Sama ini.

(4)     Jika salah satu PIHAK akan memanfaatkan hasil kerja sama dan kekayaan intelektual yang dihasilkan melalui Perjanjian Kerja Sama iniuntuk tujuan komersial, maka harus mendapat persetujuan dariPARA PIHAK sesuai dengan ketentuan yang disepakati oleh PARA PIHAK, yang akan ditetapkandi kemudian hari berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

(5)     Apabila dalam kegiatan kerja sama menghasilkan karya tulis ilmiah yang akan dipublikasikan, harus mencantumkan nama penulis dan nama lembaga penulis atau pencipta sesuai dengan urutan yang disepakati PARA PIHAK.

(6)     Dalam setiap hasil publikasi, karya tulis ilmiah dan policy brief dari hasil pelaksanaan kerja sama, terutama yang berkaitan dengan isu-isu sensitif wajib di konsultasikan/koordinasikan dan mendapat persetujuan oleh PARA PIHAK.

(7)     Apabila salah satu PIHAK akan melakukan kerja sama dengan pihak lain di luar PARA PIHAK untuk mendukung kegiatan, PIHAK tersebut harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dengan PIHAK lainnya khususnya mengenai implikasi kerja sama tersebut terkait dengan HKI.

Pasal11

KEADAAN KAHAR

(1)     Suatu PIHAK dibebaskan dari kewajibannya berdasarkan Perjanjian Kerja Sama ini, jika kewajiban tersebut tidak dapat dilaksanakan karena keadaan yang berada di luar kontrol yang wajar dari PIHAK tersebut, tidak dapat dihindari meskipun dengan perencanaan yang baik dan tidak dapat diatasi dengan upaya yang wajar yang selanjutnya disebut sebagai KEADAAN KAHAR.

(2)     Kejadian-kejadian berikut adalah KEADAAN KAHAR: a) kerusuhan masal, perang saudara, pemberontakan, perebutan kekuasaan, perang dengan negara lain atau terorisme; atau b) gempa bumi, banjir, kebakaran, ledakan gunung berapi dan/atau bencana alam lainnya; atau c) sengketa industrial atau pemogokan masal yang terjadi di tingkat nasional maupun daerah; atau d) perubahan Peraturan Perundang-undangan nasional maupun daerah secara material.

(3)     Suatu PIHAK hanya akan dibebaskan dari kewajibannya berdasarkan Perjanjian Kerja Sama ini dengan alasan KEADAAN KAHAR jika: a) keadaan dimaksud berdampak langsung pada pelaksanaan kewajiban PIHAK tersebut, dan b) tidak ada unsur kesengajaan dan/atau kelalaian yang dilakukan oleh PIHAK tersebut.

(4)     PIHAK yang mengalami KEADAAN KAHAR wajib memberitahukan PIHAK lainnya secara lisan selambat-lambatnya dalam waktu 1 x 24 jam sejak terjadinya KEADAAN KAHAR yang diikuti dengan pemberitahuan tertulis dalam waktu 7 (tujuh) hari kalender setelah terjadinya KEADAAN KAHAR tersebut. Pemberitahuan itu sekurang-kurangnya harus menjelaskan jenis KEADAAN KAHAR yang terjadi, perkiraan lamanya KEADAAN KAHAR akan berlangsung dan upaya-upaya penanggulangan yang telah dan akan dilakukan oleh PIHAK yang mengirimkan pemberitahuan.

(5)     PIHAK yang mengalami KEADAAN KAHAR wajib mengambil langkah-langkah yang diperlukan agar PIHAK tersebut dapat melanjutkan pelaksanaan kewajibannya sesuai Perjanjian Kerja Sama.

(6)     Apabila dalam waktu 7 (tujuh) hari kalender sejak terjadinya KEADAAN KAHAR, PIHAK yang mengalami KEADAAN KAHAR itu tidak mengirimkan pemberitahuan sesuai dengan ketentuan di atas, maka KEADAAN KAHAR dianggap tidak pernah terjadi.

(7)     Apabila terjadinya KEADAAN KAHAR tersebut diakui oleh PIHAK yang diberitahu, maka PARA PIHAK akan merundingkan perubahan-perubahan yang diperlukan agar Perjanjian Kerja Sama ini tetap dapat dilaksanakan.

Pasal 12

BERAKHIRNYA PERJANJIAN KERJA SAMA

Perjanjian Kerja Sama ini berakhir apabila:

a.         Jangka waktu Perjanjian Kerja Sama berakhir;

b.         PARA PIHAK sepakat untuk mengakhiri Perjanjian Kerja Sama; dan

c.          Adanya pelanggaran atau wanprestasiyang dilakukan oleh salah satuPIHAK terhadap Perjanjian Kerja Sama.

Pasal 13

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

(1)     Apabila dikemudian hari terdapat perselisihan dalam pelaksanaan Perjanjian Kerja Sama ini, PARA PIHAK sepakat untuk menyelesaikan secara musyawarah dan mufakat.

(2)     Apabila upaya penyelesaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tidak membawa hasil yang diharapkan, PARA PIHAKsepakat untuk menyelesaikan secara mediasi dengan menunjuk masing-masing seorang wakil dan seorang mediator yang ditunjuk dengan kesepakatan PARA PIHAK.

Pasal 14

PEMBIAYAAN

Segala pembiayaan bagi berlangsungnya kerja sama ini bersumber dari PARA PIHAK dan sumber dana lain yang sah dan tidak mengikat menurut Peraturan Perundang-undangan dan disepakati oleh PARA PIHAK.

Pasal 15

KORESPONDENSI

(1)      Semua surat-menyurat atau pemberitahuan yang berhubungan dengan pelaksanaan Perjanjian Kerja Sama ini akan dibuat secara tertulis, disampaikan dalam bentuk surat resmi denganalamat sebagai berikut:

a	PIHAK KESATU
	Nama	:
	Alamat	:
	Faks/Surel	:
b	PIHAK KEDUA
	Nama	:
	Alamat	:
	Faks/Surel	:

(2)      Apabila terdapatperubahan alamat koresponden sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PIHAK yang melakukan perubahan alamat korespondensi tersebut wajibuntuk memberitahukan secara tertulis kepada PIHAK lainnya dan tidak perlu dilakukan amandemen atas Perjanjian Kerja Sama ini.

Pasal 16

KETENTUAN LAIN-LAIN

(1)      Hal-hal yang belum diatur dalam Perjanjian Kerja Sama ini atas kesepakatan PARA PIHAK akan diatur lebih lanjut secara tertulis.

(2)      Setiap perubahan atas isi Perjanjian Kerja Sama ini harus dilakukan secara tertulis atas persetujuan PARA PIHAK dan dituangkan dalam suatu adendum yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Perjanjian Kerja Sama ini.

Pasal 17

PENUTUP

Perjanjian Kerja Sama ini dibuat dalam rangkap 2 (dua), masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama, dan dibubuhi meterai cukup, serta ditandatangani oleh PARA PIHAK.

PIHAK KEDUA,	PIHAK KESATU,
(nama)	(nama)