PENYEMPURNAAN KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN RI ARDI KOESOEMA

 

A. Latar Belakang

Perpustakaan R.I Ardi Koesoema berada di bawah Bagian Evaluasi, Diseminasi dan Perpustakaan, Sekretariat Badan Litbang dan Inovasi (EDP-BLI) bertugas menyediakan sumber-sumber informasi IPTEK dibidang lingkungan hidup dan kehutanan.

Misi Perpustakaan RI Ardi Koesoema adalah menyediakan akses informasi ilmiah secara berkesinambungan kepada para staf peneliti dan jejaring pihak berkepentingan terhadap koleksi perpustakaan. Perpustakaan RI Ardi Koesoema turut menyiapkan suasana yang aman dan nyaman bagi aktivitas membaca, staf pustakawan yang berkompetensi serta sumber informasi yang bervariasi serta adaptif terhadap perkembangan teknologi informasi.

 B. Landasan Hukum

Landasan dalam menyusun Pedoman Pengembangan koleksi bahan pustaka Perpustakaan RI Ardi Koesoema adalah:

1.       Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2008 tentang Perpustakaan

2.       Standar Nasional Perpustakaan (SNP) Bidang Perpustakaan Khusus Tahun 2013; 

3.       Peraturan Menteri Kehutanan Nomor 79 P.79/MENLHK/SETJEN/KUM.1/10/2019 tentang  Pengelolaan Perpustakaan Khusus Lingkup Kementerian Lingkungan Hidup Dak Kehutanan

C. Tujuan Pedoman

Pedoman ini dibuat dengan tujuan:

1.    Memberikan dan menyediakan pedoman kerja pelaksanakan tugas dan fungsi perpustakaan dalam pengembangan koleksi di Perpustakaan RI Ardi Koesoema secara terarah, tepat dan efektif;

2.    Menyediakan pedoman tentang bahan perpustakaan relevan, berorientasi kebutuhan pemustaka, lengkap dan mutakhir 

BAB II KEBIJAKAN TEKNIS PENGEMBANGAN KOLEKSI

A.  Tujuan Kebijakan Pengembangan Koleksi

Kebijakan Pengembangan Koleksi ini bertujuan memberikan panduan bagi  perpustakaan dalam hal pengadaan dan pengembangan koleksi, kriteria seleksi dan de-seleksi serta strategi konservasi informasi guna menunjang akses informasi yang berkesinambungan. Kebijakan ini akan ditinjau ulang setiap 3  (tiga) tahun sekali.

B. Kebijakan Teknis Bahan  Perpustakaan

Sesuai perkembangan teknologi informasi dan komputer, maka arah pengembangan koleksi Perpustakaan R.I Ardi Koesoema sudah berorientasi pada koleksi elektronik. Namun demikian, dalam pelaksanaannya masih harus merujuk pada kebijakan yang ada, sehingga koleksi yang menjadi sasaran pengembangan koleksi adalah bahan perpustakaan baik tercetak maupun non tercetak.

1.       Bahan Tercetak

Bahan perpustakaan tercetak yang akan dikembangkan terdiri dari buku, serial (terbitan berkala/ berseri), dan local content.

a.      Buku Bahan perpustakaan buku adalah terbitan yang paling umum terdapat dalam koleksi perpustakaan. Menurut batasan UNESCO buku adalah terbitan dalam jumlah paling sedikit 49 halaman termasuk halaman judul;

b.      Serial Serial disebut juga terbitan berkala (periodical). Serial adalah publikasi yang dikeluarkan dengan frekuensi atau kala terbit tertentu yang memuat informasi mutakhir dalam bidangnya. Yang termasuk dalam jenis bahan perpustakaan ini adalah: 1. harian (surat kabar),  2. majalah (mingguan, bulanan),  3. tabloid,  4. jurnal,  5. laporan berkala yang terbit dengan jangka waktu;

c.        Local Content Local content merupakan bahan yang diproduksi oleh pegawai Badan Litbang dan Inovasi yang mencakup: Skripsi, Tesis, Disertasi  hasil tugas belajar, Hasil Penelitian Peneliti.

2) Bahan Non buku (Non Book Material)

Bahan perpustakaan non buku (non-book materials) adalah bahan pustaka yang tidak termasuk ke dalam definisi buku, majalah atau pamphlet dan perlu penanganan secara khusus. Yang masuk dalam kategori bahan non buku yang perlu dipertimbangkan untuk dikoleksi di perpustakaan adalah: Ebook; Ejournal; File computer/ aplikasi computer; Rekaman Pandang dengar; Rekaman suara; Bentuk elektronik (CD, DVD, CD-ROM dan Harddisk eksternal); Bentuk mikro.

 

BAB III MEKANISME KERJA BIDANG PENGADAAN

A. Mekanisme Kerja Pengembangan Koleksi

Kegiatan utama bidang Pengadaan (Akuisisi) adalah melaksanakan pengembangan koleksi melalui pembelian, hadiah, hibah, dan tukar menukar, serta pendistribusian bahan pustaka surplus. Mekanisme kerja pada mengembangkan koleksi adalah langkah dan prosedur yang harus dilakukan dalam rangka menambah koleksi. 

Pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk menambah dan meningkatkan kuantitas dan kualitas koleksi yang ada di perpustakaan. Untuk mencapai tujuan yang tepat, maka dilakukan melalui proses yang sistematis dengan diawali seleksi dan evaluasi. Koleksi perpustakaan harus terdiri atas suatu hasil seleksi yang sistematis dan terarah. Sebab tujuan dari pengembangan koleksi adalah untuk menyediakan koleksi yang lengkap, tepat guna, dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka.  

B. Prinsip Seleksi Bahan Perpustakaan

Kegiatan seleksi adalah kegiatan profesional yang harus dilakukan oleh tim pengadaan Perpustakaan RI Ardi Koesoema.  Untuk melakukan kegiatan tersebut para selektor harus mengetahui prinsip dasar seleksi bahan perpustakaan. Ketentuan tentang bagaimana melakukan seleksi, siapa yang berhak melakukan seleksi, alat bantu seleksi apa yang digunakan, dan bahan perpustakaan apa saja yang akan ditambahkan untuk pengembangan koleksi, menjadi tanggung jawab pustakawan yang bertugas dalam tim pengadaan. 

Pada prinsipnya dalam proses pengembangan koleksi harus dibentuk suatu tim seleksi. Tujuan pembentukan tim adalah agar hasil seleksi bisa obyektif dan menghindari subyektifitas.

Tim seleksi terdiri atas:

1.    Kepala Bagian Evaluasi, Diseminasi dan Perpustakaan;

2.    Kepala Sub Bagian Diseminasi, Publikasi dan Perpustakaan;

3.    Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa pada Sekretariat Badan Litbang dan Inovasi;

4.    Pustakawan dan petugas perpustakaan.

Anggota tim seleksi harus mengetahui persyaratan yang mencakup:

1.    Mengetahui latar belakang kebutuhan pemustaka Perpustakaan RI Ardi Koesoema, 

2.    Memahami tujuan dan fungsi Perpustakaan RI Ardi Koesoema;

3.    Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, memahami dunia penerbitan, khususnya mengenai spesialisasi penerbit, standar, dan hasil terbitan;

4.    Menguasai dan mampu menggunakan berbagai macam alat bantu seleksi;

5.    Mampu mengatasi berbagai kendala yang mungkin terjadi selama proses pengadaan bahan perpustakaan.

C. Kriteria Seleksi

Kriteria utama dalam menyeleksi bahan perpustakaan untuk pengembangan koleksi, yaitu: berdasarkan kualitas. Dari segi kualitas ada beberapa aspek yang harus diperhatikan, antara lain:

a. Aspek Tujuan Bahan perpustakaan yang akan diadakan bertujuan untuk

1.    Memberikan informasi yang teliti dan mendalam tentang suatu topik bahasan

2.    Dapat memberikan informasi tentang perkembangan ilmu pengetahuan

3.    Dapat menciptakan kreativitas, inspirasi, dan inovasi baru

4.    Dapat dipakai sebagai hiburan (rekreasi intelektual)

b. Aspek Mutu

Yang harus diperhatikan dalam mutu bahan perpustakaan adalah:

1.    Pengarang, penerbit, distributor memiliki kecakapan autoritas, kredibilitas serta rekam jejak yang baik minimal 3 tahun terakhir (khusus distributor bahan bahan elektronik dan buku asing);

2.    Bahan perpustakaan termasuk dalam koleksi terpilih, terlaris dan mudah dalam akses;

3.    Bahan perpustakaan harus bebas dari plagiasi;

4.    Bahan perpustakaan adalah relevan dengan kebutuhan.

c. Aspek Isi

Aspek isi bahan perpustakaan adalah:

1. Karya asli, terjemahan atau saduran;

2. Cara penyajian dan pembahasan materi menarik;

3. Mengandung gagasan baru yang bersifat informatif;

4. Mengilhami ide-ide atau kreasi baru;

5. Mutakhir;

 

D. Metode Seleksi

Ada beberapa tahap yang harus dilakukan dalam menyeleksi bahan perpustakaan

1. Penelusuran Judul

Penelusuran bahan perpustakaan dilakukan terhadap dua hal:

o  Keberadaan dipasaran. Tujuannya agar tim seleksi sudah benar-benar menemukan bahan perpustakaan terbaru, sesuai kebutuhan dari penerbita atau distributor.

o  Keberadaan di koleksi yang sudah dimiliki. Tujuannya agar tidak terjadi duplikasi koleksi terutama koleksi yang tidak memerlukan penambahan. Untuk menghindarinya maka perlu pengecekan melalui penelusuran OPAC (Online Public Access Catalogue) Perpustakaan R.I Ardi Koesoema

2. Pemilihan Judul Pemilihan judul dapat dilakukan antara lain dengan cara:

 a. Melihat kotak saran/masukan/usulan dari pemustaka b. Survey ke penerbit dan toko-toko buku c. Mengamati keberadaan buku-buku baru melalui katalog penerbit, resensi buku di surat kabar atau majalah, internet, dan lain – lain. d. Melihat frekwensi penggunaan koleksi di dalam system laporan penggunaan koleksi.

3. Verifikasi dilakukan melalui pengecekan bibliografi bahan perpustakaan dengan cara mencari informasi pada katalog OPAC, catalog online maupun tercetak untuk mengetahui data bibliografi dari bahan perpustakaan. Kelengkapan data yang diperlukan untuk verifikasi adalah:

a. Judul; b. Pengarang; c. Penerjemah/ penyunting; d. tempat terbit, dan tahun terbit; e. Edisi (cetakan), jilid; f. Isi; g. Jumlah eksemplar; h. ISBN/ ISSN; i. Harga;

4. Penyusunan Daftar Hasil Seleksi Daftar hasil seleksi disusun menjadi bank data yang akan digunakan sebagai rujukan dalam pengadaan bahan perpustakaan.

 

E. Prosedur Pengadaan Bahan Perpustakaan

1) Seleksi

Ada tiga pandangan tentang model pelaksanaan pengembangan koleksi diantaranya:

1. Pandangan Tradisional yang mengutamakan nilai intrinsik bahan perpustakaan yang akan dikoleksi. Titik tolak yang mendasari prinsip ini ialah pemahaman bahwa perpustakaan merupakan tempat untuk melestarikan warisan budaya dan sarana untuk mencerdaskan masyarakat. Apabila dinilai tidak bermutu, bahan perpustakaan tidak akan dipilih untuk diadakan.

2. Pandangan liberal Prioritas pemilihan didasarkan atas popularitas. Artinya kualitas tetap diperhatikan, tetapi dengan lebih mengutamakan pemilihan karena disukai dan banyak dibaca atau mengikuti selera masyarakat.

3. Pandangan pluralistik Prinsip yang dianut pandangan ini berusaha mencari keselarasan dan keseimbangan antara kedua pandangan terebut, baik tradisional maupun liberal.

Perpustakaan R.I Ardi Koesoema menggunakan dan menerapkan pandangan ketiga.

2) Verifikasi Dari hasil seleksi, pustakawan harus melakukan verifikasi dengan memeriksa dan melengkapi data bibliografis setiap judul. Setelah itu mencocokkannya dengan koleksi yang ada melalui katalog perpustakaan di OPAC. Selanjutnya apakah bahan perpustakaan tersebut sudah ada dalam jajaran koleksi atau termasuk dalam daftar buku yang sedang dalam proses katalogisasi. 

Apabila sudah ada, apakah jumlah eksemplarnya perlu ditambah. Selain itu, verifikasi juga dilakukan ke penerbit atau toko buku untuk mencari bahan perpustakaan hasil seleksi. Dari hasil seleksi dan verifikasi ini kemudian dibuatkan bank data yang disusun menurut abjad.

3) Penelusuran dan Survei Bahan Perpustakaan

Pustakawan melaksanakan penelusuran bahan perpustakaan melalui bank data. Penelusuran dapat dilakukan melalui penerbit atau toko buku untuk mengetahui apakah bahan perpustakaan yang sudah/ sedang dalam penerbitan sudah/ masih ada di pasaran. Bahan perpustakaan yang ada dipasaran diberikan kode kemudian dibuatkan daftar untuk siap diadakan melalui pesanan langsung. 

Bahan perpustakaan yang tidak dapat diperoleh melalui pemesanan langsung dapat dibuat daftar pesanan untuk dilakukan pemesanan melalui rekanan yang ditunjuk. Dalam rangka pengembangan bahan perpustakaan, pustakawan juga dapat melakukan survai minat pemakai. Survai ini dilakukan dalam rangka mengantisipasi kebutuhan informasi pemustaka perpustakaan.

 F. Alat Bantu Seleksi

Alat bantu seleksi wajib digunakan oleh tim pengadaan bahan perpustakaan untuk memilih dan menetapkan bahan perpustakaan yang akan diadakan. Di samping itu alat bantu seleksi tersebut juga dapat digunakan sebagai alat identifikasi dan verifikasi apakah bahan perpustakaan yang dipilih sudah/ masih ada di pasaran.

Menurut jenis informasi, alat bantu seleksi memuat dua jenis informasi: 1. Informasi yang diberikan dalam alat bantu tersebut tidak terbatas pada data bibliografis saja, tetapi juga memuat keterangan tentang isi bahan perpustakaan, berupa anotasi, resensi, atau tinjauan (review). 2. Informasi yang diberikan dalam alat bantu hanya berupa data bibliografis berupa judul yangtelah atau akan diterbitkan, pengarang, penerbit, kota terbit, tahun terbit, dan harga.

 G. Tata Cara Pengadaan Bahan Perpustakaan

Tahapan pengadaan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Pemesanan

a. Pemesanan bahan perpustakaan buku dan non buku. Semua bahan perpustakaan yang sudah diputuskan untuk diadakan dimasukan/ dibuat daftar rencana pengadaan. Selanjutnya, jumlahkan harga seluruh pesanan dan sesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

b. Pemesanan bahan perpustakaan terbitan. Kegiatan dalam pemesanan bahan perpustakaan berseri ada dua macam, yaitu: 1. Memperpanjang langganan 2. Melanggan judul terbitan baru

2. Pengadaan Pengadaan bahan perpustakaan dapat dilakukan melalui unit lelang dan pengadaan (ULP) maupun swakelola. Pengadaan yang anggarannya berasal dari APBN maka akan diteruskan pelaksanaanya kepada ULP.  Adapun pengadaan yang sumber anggaran dari unsur luar instansi (eksternal) maka pengadaan tergantung pada kesepakatan yang mengikat. Bisa Swakelola bisa melalui rekanan tertentu.

3. Penerimaan Semua bahan perpustakaan yang diterima disesuaikan dengan daftar pengantar (faktur). Jika ada bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan, maka bahan perpustakaan tersebut dikembalikan. Alternatif yang dapat diambil adalah menukar bahan perpustakaan dengan judul yang persis sama atau mengganti judul dengan yang masih satu lingkup subyek.

4. Inventarisasi Bahan perpustakaan yang sudah diterima diperiksa kondisi fisiknya, dicocokkan dengan surat pengantar dan daftar pesanan. Jika ada yang tidak cocok atau rusak, maka bahan perpustakaan tersebut dikembalikan atau diganti. Buku yang diterima dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan dibuatkan tanda terima dan dikirimkan sebagai bukti penerimaan. Kemudian buku dibubuhi stempel inventarisasi dan stempel perpustakaan dengan ketentuan: a. Stempel inventarisasi dibubuhkan 1 kali di halaman verso; b. Stempel identitas perpustakaan dibubuhkan sebanyak 3 kali yaitu di halaman verso, halaman acak dan halaman paling belakang.

 

 

H.  Tata Cara Pengadaan Local Content  (Instuitusiana)

Pengadaan local content memiliki tatacara yang berbeda dengan pengadaan buku. Hal ini karena local content merupakan hasil penelitian, dan hasil akademik tugas belajar. Perpustakaan RI Ardi Koesoema wajib mengumpulkan dan menyimpannya dalam repository secara online maupun offline.

Tata cara penyerahannya diatur tersendiri yaitu:

1.       Format hard copy dan soft copy. Hard copy untuk diletakkan di bagian referensi sedangkan yang soft copy akan di upload di OPAC perpustakaan;

2.       Hard copy sudah divalidasi oleh bagian otorisasi karya;

3.       Softcopy khusus Skripsi/ tesis/ disertasi dan laporan penelitian memiliki ketentuan:

File 1: sampul, bab pendahuluan, dafar isi, kesimpulan dan daftar referensi dalam format pdf,

File 2: seluruh isi dokumen dari kover sampai daftar isi utuh dalam format pdf, ada watermark logo iain ketebalan 35%;

File 3 Abstrak format MS word.

4. Soft copy khusus buku harus melampirkan utuh dan keseluruhan file elektronik dengan format pdf

 

BAB IV. PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN REVISI

 1) Pengambilan Keputusan 

Apabila dikemudian hari terdapat permasalahan dalam pelaksanaan pengembangan koleksi yang belum diatur dalam pedoman ini, maka kepala perpustakaan berkonsultasi dengan pimpinan akan mencari jalan keluar dan mengambil langkah cepat untuk memberikan keputusan yang menyangkut masalah kebijakan teknis pengembangan koleksi perpustakaan.

Demikian halnya jika ada masukan, kritikan terkait penyusunan buku pedoman ini, maka masukan dan krikian akan dipertimbangan untuk dijadikan acuan perubahan (revisi) ditahun berikutnya.

2) Revisi

Untuk keperluan penyempurnaan, pedoman ini akan ditinjau tiga tahun sekali. Jika sebelum masa tiga tahun terdapat perubahan dalam hal kebijakan pengembangan koleksi, maka pedoman ini dapat direvisi lebih cepat dari waktu yang telah ditentukan.