Gebyar Pustaka Cendana : Strategi marketing peningkatan pemanfaatan sumberdaya perpustakaan

Poster Gebyar Pustaka Cendana 2012

Ingatanku kembali hampir ke sewindu silam. Tepatnya 2012,  penulis bersama dengan tim kreatif menyusun konsep program marketing perpustakaan bertajuk 'Gebyar Pustaka Cendana'. Apa latar belakang dan tujuannya? Bagaimana konsep dan implementasinya". Temukan jawabannya didalam artikel singkat ini.

Antusiasme pemustaka, khususnya pada Perpustakaan Balai Penelitian Kehutanan Kupang (BPKK) selama kurun waktu Data statistik kunjungan menunjukkan bahwa pemustaka yang berkunjung keperpustakaan BPKK sejumlah 70 orang pada bulan Januari 2012, sedangkan pada April jumlah pengunjung hanya 33 orang. Penurunan tersebut disebabkan berbagai faktor, diantaranya: volume. Salah satu faktor penyebab yang teridentifikasi adalah  promosi terhadap jenis koleksi dan layanan perpustakaan. 

Menyikapi hal tersebut maka tim kreatif yang terdiri dari pustakawan dan tim pendukung dari seksi Data, Informasi dan Sarana Penelitian, Balai Litbang Kehutanan Kupang menyusun konsep promosi perpustakaan dengan tujuan mengenalkan berbagai fasilitas dan layanan yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka pada perpustakaan cendana. Program promosi tersebut juga merupakan upaya mendekatkan layanan perpustakaan kepada pemustaka dilingkup Balai Penelitian Kehutanan Kupang.  

Gebyar Pustaka Cendana merupakan kepanjangan dari GEBrakan anYAR PERPUSTAKAAN CENDANA. Konsepnya, manajemen perpustakaan cendana berkeinginan mengapresiasi pemustaka yang rajin berkunjung dan mendayagunakan koleksi serta layanan perpustakaan Cendana. Bentuk apresiasi berbentuk pemberian merchandiser/souvenir yang dibutuhkan pemustaka dalam menunjang aktivitas membaca. Konsep pemberian penghargaan ini berfungsi membina hubungan emosional antara pemustaka dan instansi pengelola perpustakaan. Sehingga  tujuan promosi perpustakaan untuk merangsang minat pemustaka untuk berkunjung, mendayagunakan koleksi perpustakaan.dan menumbuhkan kesadaran pemustaka tentang peran dan fungsi perpustakaan dapat tercapai.

Selama proses penyusunannya, Gebyar Pustaka Cendana terbagi kedalam 3 fase, meliputi:

A.   Tahap Persiapan    

1. Pancangan program gebyar pustaka cendana telah dibahas melalui rapat intern pada medio mei 2012. Hasil rapat tersebut membahas tujuan dan sasaran promosi perpustakaan serta tata cara promosi perpustakaan. Telah ditetapkan bahwa sasaran promosi adalah anggota perpustakaan BPKK yang secara aktif melakukan kunjungan dan melakukan pendayagunaan informasi dengan mengacu pada tatacara yang telah disepakati. Adapun ketentuan promosi sebagai berikut: Kunjungan memiliki poin 1; Peminjaman buku bahasa asing/Inggis memiliki poin 4; Peminjaman Jurnal/Buletin/ Info memiliki poin 3; Peminjaman buku populer memiliki poin 2 dan Peminjaman majalah memiliki poin 1.

1. Ketentuan disusun sebagai berikut:

• Pemustaka wajib mengisi buku tamu perpustakaan.

• Jumlah maksimal peminjaman adalah 2 (buah) judul per-transaksi.

• Lama  peminjaman maksimal 7 hari kalender. Sedangkan batas minimal pengembalian nya 5 hari terhitung tanggal pinjam.

• Masa berlaku promosi adalah 3 bulan terhitung bulan 1 Juni s/d 31 Agustus 2012.

• Pemustaka yang boleh mengikuti undian adalah pemustaka yang memiliki poin transaksi minimal 115 poin pada akhir periode promosi.

• Pemustaka yang beruntung akan mendapatkan 1 (hadiah) utama berupa Headlamp dan 3 hadiah hiburan berupa Booklite.

• Keputusan panitia tidak dapat diganggu gugat.

• Selanjutnya program tersebut disosialisasikan kepada pemustaka melalui bantuan leaflet serta sosialisasi tatap muka.

B.   Tahap Pelaksanaan   

Sejak dicanangkan pada tanggal 1 Juni sampai berakhirnya periode promosi pada 31 Agustus 2012, Program tersebut mendapat respon positif dari pemustaka sebagaimana data pada tabel kunjungan dan sirkulasi dibawah ini: 

Tabel 1. Data Pengunjung Perpustakaan Cendana Tahun 2012

	Status	Jumlah Pengunjung Tahun 2012 Per-triwulan				Jumlah
		I	II	III	IV
A.	Kunjungan Fisik
1.	Mahasiswa/Pelajar	3	17	7	5
2.	Karyawan Badan Litbang	74	105	87	82
3.	Karyawan Dephut	0	0	0	0
4.	Institusi Lainnya	0	0	0	0
B.	Kunjungan lewat web perpustakaan
1.	Mahasiswa/Pelajar	0	0	0	0
2.	Karyawan Badan Litbang	0	0	0	0
3.	Karyawan Dephut	0	0	0	0
4.	Institusi Lainnya	0	0	0	0
	Jumlah	77 orang	122 orang	94 orang	87 orang	380 orang

Sumber: Buku Tamu, 2012

II. Data Sirkulasi
No	Jumlah Peminjam	Buku yang dipinjam Tahun 2010		Buku yang dipinjam Tahun 2011		Buku yang dipinjam Tahun 2012
		Judul	Eksemplar	Judul	Eksemplar	Judul	Eksemplar
1	18 orang	30 judul	30 eks	94 judul	94 eks	188  judul	188  eks

 Catatan Akhir,

Apabila merujuk pada data statistik yang ada Gebyar Pustaka Cendana sukses mencapai target dengan tingkat kunjungan yang meningkat hampir 21 persen. Ditinjau dari perspektif lainnya, program tersebut perlu dipoles dan perlu ditunjang dengan program lanjutan seperti layanan bimbingan pemustak. Sebab program promosi perpustakaan sebatas sebagai proses pengenalan terhadap koleksi, fasilitas dan layanan perpustakaaan. Sedangkan untuk membangun kesadaran dan kebutuhan pemustaka terhadap  layanan perpustakaan maka program bimbingan pemustaka akan cocok diterapkan. Semoga informasi singkat ini bermanfaat dan menambah khazanah pengetahuan tentang contoh penerapan promosi perpustakaan yang telah dilakukan oleh peprustakaan Cendana pada tahun 2012 silam.***RAH***