Strategi Pengembangan Teknologi Informasi Pada Layanan Sirkulasi Di Perpustakaan Perguruan Tinggi

Inovasi menjadi kunci sukses bagi sebuah organisasi untuk bertahan dalam persaingan di era yang serba fluktuatif.  Networking marketing merupakan salah satu bentuknya. Perusahaan-perusahaan yang mengadopsi konsep ini, telah berhasil menciptakan rekor pertumbuhan dan stabilitas mengagumkan. Konsep pemasaran melalui jaringan diperkenalkan sebagai metode pemasaran yang kreatif dan efisien untuk menyalurkan produk dan jasa kepada konsumen. Sistem ini menawarkan  pelipatgandaan anggota jaringan pada kecepatan dan jumlah yang menakjubkan. Saat ini, networking marketing menjadi fenomena bisnis yang inovatif dalam memasarkan konsep, ide, gagasan  maupun sistem pendidikan.

Bertahan atau tersisih menjadi  konsekuensi dari sebuah persaingan. Meningkatnya konsumsi terhadap produk-produk negara tetangga, tingginya prosentase tenaga kerja Indonesia yang bekerja pada sektor  informal di negara tetangga merupakan indikator dari keterpurukan bangsa Indonesia. Keadaan ini tidak boleh dibiarkan berlarut-larut karena dapat berakibat fatal masa depan bangsa Indonesia. Belajarlah dari pengalaman negara Jepang yang berhasil bangkit  dari keterpurukannya.  Setelah Jepang kalah perang, langkah pertama yang dilakukan oleh Kaisar Hirohito adalah menginventarisir jumlah hakim, dokter dan guru yang masih hidup. Komitmen Kaisar Hirohito untuk membangun sektor hukum, kesehatan dan pendidikan membuahkan keberhasilan. Jepang mendominasi sektor bisnis, teknologi serta stabilitas politik dekade ini. Senada dengan pengalaman Jepang, Roy Sembel dalam bukunya berpikir ekonomis di era krisis menyatakan bahwa resep investasi terbaik  ditahun  krisis adalah investasi dalam bidang pendidikan. Investasi untuk  meningkatkan human capital. Sudah sepantasnya pendidikan menjadi  prioritas pembangunan untuk meningkatkan daya saing sumberdaya manusia.

Undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang SISDIKNAS mengamanatkan kepada Perguruan tinggi untuk mengemban Tridharma perguruan tinggi. Perguruan tinggi dituntut berorientasi pada kualitas dalam proses pembentukan kader intelektual. Kualitas tersebut diperoleh dari tersedianya sarana dan prasarana yang layak, sistem pengajaran yang menganut keseimbangan aspek kognitif dan afektif serta dukungan dana yang memadai. Sehingga lulusannya  mempunyai kompetensi tehnis dan konseptual sesuai bidangnya. Sebab hakekat pendidikan ialah segala upaya yang bertujuan untuk mengembangkan sikap kepribadian, pengetahuan serta ketrampilan . Lembaga Penelitian perguruan tinggi dituntut aktif dan kreatif mengadakan kajian ilmiah terhadap permasalahan yang terjadi dimasyarakat saat ini. Permasalahan di masyarakat semakin komplek yang solusinya memerlukan pendekatan multidisiplin ilmu. Semisal limbah tailing PT.Freeport disinyalir menyebabkan kerusakan lingkungan. Selain itu, terjadinya gangguan keamanan disekitar kawasan tambang karena adanya kesenjangan antara penduduk asli dan pendatang serta penyerobotan lahan tambang oleh penambang liar. Kejadian tersebut memerlukan kajian komprehensif baik secara ekologis, sosiologis dan hukum untuk menemukan solusi yang objektif. Hendaknya perguruan tinggi melakukan juga kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Universitas Indonesia melalui Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat  Universitas Indonesia (DPRM) memfasilitasi dan mendukung  pelaksanaan kegiatan riset  dan pelaksanaan pengabdian  civitas akademika UI kepada masyarakat. Pelayanan BKV meliputi: menyediakan akses bagi mitra jaringan aliansi permodalan dan networking, masalah legal dan hak atas Kekayaan atas hak intelektual dan pengembangan hasil penelitian.

Dari uraian diatas, inovasi pada organisasi, sumberdaya manusia yang berkualitas serta implementasi dari tridharma perguruan tinggi, relevan dengan tujuan Universitas Indonesia yakni:  mempertahankan reputasi UI sebagai universitas terbaik di Indonesia dengan menghasilkan kualitas lulusan yang mampu bersaing di pasar global dan kualitas riset yang bertaraf internasional serta menghasilkan pengembangan produk dan desain yang mendukung daya saing nasional. Tujuan tersebut dapat terealisasi dengan dukungan sumberdaya manusia, sarana serta dana  yang memadai. Regulasi turut berperan menunjang pengadaan sarana dan prasarana bagi kegiatan belajar mengajar dengan dikeluarkannya Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 0130/0/1983  tentang organisasi dan tata kerja Universitas Indonesia. Peraturan tersebut menjadi dasar hukum  bagi terbentuknya UPT bidang perpustakaan di UI yakni UPT Perpustakaan UI yang bersama UPT lain ikut menunjang program pendidikan. Fungsi perpustakaan dalam proses pendidikan meliputi fungsi referensi, dokumentasi, rekreasi, pendidikan dan informasi.  Perpustakaan UI sebagai jantungnya universitas berusaha berinovasi dalam memberikan layanannya kepada civitas akademika UI. Salah satu inovasi tersebut dengan menggunakan sarana sms dan email untuk kemudahan pengguna dalam layanan sirkulasi. Penggunaan layanan berbasis TI menjadi komitmen UI untuk adaptif terhadap perubahan.

Namun ada beberapa hal yang patut dikaji dalam konteks pengembangan layaan perpustakaan berbasis TI.  Kegiatan pengembangan tersebut hendaknya memenuhi kriteria SMART (Spesific, Measurable, Accurate, Reliable, Timely). Sehingga kegiatan tersebut dapat berhasil guna dan berdaya guna.

                Perpustakaan UI saat ini merupakan gabungan dari perpustakaan fakultas dilingkupUI Sebelumnya perpustakaan tersebut tersebar baik di fakultas maupun beberapa lembaga serta unit kerja dilingkup UI. Usaha menggabungkan unit-unit perpustakaan tersebut diprakarsai oleh para pimpinan perpustakaan fakultas. SK Mendikbud nomor: 0130/0/1983 tentang organisasi dan tata kerja UI tanggal 5 Maret 1983 menjadi dasar hukum pembentukan UPT perpustakaan UI. Kepala UPT bertindak sebagai koordinator perpustakaan fakultas dan bertanggungjawab pada rektor.

Perpustakaan UI , sebagai subsistem pendidikan di UI, menyediakan layanan pelatihan, sirkulasi dan pinjam antar perpustakaan.  Fasilitas yang tersedia di perpustakaan UI meliputi: OPAC; akses internet, ruang baca, loker. Koleksi yang beragam terdiri dari koleksi buku teks, disertasi, thesis, microfiche, majalah, database jurnal turut melengkapi layanan perpustakaan UI. Inovasi terbaru dalam hal pelayanan yakni pelayanan sirkulasi yang menggunakan fasilitas sms dan email.  Kombinasi ideal antara koleksi yang beragam dan layanan perpustakaan yang berbasis TI menjadi nilai tambah bagi perpustakaan UI. Diharapkan visi UI sebagai universitas riset yang mandiri, modern dan berkualitas dapat terealisasi.

1. Analisis SWOT

Metode diperlukan dalam usaha memecahkan suatu permasalahan untuk menghasilkan solusi yang objektif. Uraian  kondisi umum perpustakaan  UI memberikan gambaran bahwa perpustakaan UI sedang mengembangkan TI pada layanan sirkulasi. Hal yang patut dikaji pada kegiatan tersebut terletak pada proses menentukan strategi pengembangan yang ideal diperpustakaan UI. Proses tersebut hendaknya sesuai kaidah manajemen. Sehingga strategi tersebut dapat berhasil guna dan berdaya guna.

Metode yang tepat digunakan pada proses tersebut adalah analisa SWOT. Instrumen penelitian ini mengidentifikasi  potensi yang dimiliki oleh organisasi. Potensi perpustakaan UI berdasar analisa SWOT dapat dilihat pada skema dibawah ini:

Strength	Weakness
·         UI ,yang berubah status menjadi BHMN memberi peluang lebih besar dalam hal Pendanaan bagi kegiatan pengembangan TI di perpustakaan UI. ·         Sistem informasi di perpustakaan  UI yang terintegrasi dengan  (JUITA) memungkinkan perpustakaan mengembangkan TI lebih lanjut pada layanannya.	·         Kompetensi tehnis bidang teknologi informasi dan bidang berkaitan masih minim dimiliki oleh sumberdaya manusia pada perpustakaan UI
Opportunity	Threath
·         Regulasi pemerintah  yang menunjang pengembangan TI di Indonesia dengan dikeluarkannya Keppres 30 Tahun 1997. ·         Tersedianya lokasi hotspot dilingkup UI menunjang pengembangan TI karena semakin luasnya daerah yang  mampu mengakses program yang sedang dikembangkan.	·   Ancaman terhadap sistem keamanan pada program yang sedang dikembangkan karena saat ini banyak bermunculan varian dari virus dan hacker. ·   Semakin dinamisnya perangkat teknologi Informasi dan sarana aksesnya semisal PDA, Handphone yang berbasis GSM, CDMA,  Bluetooth) patut dipertimbangkan aspek kompatibilitas sarana komunikasi tersebut dengan program yang sedang dikembangkan.

Hasil analisa SWOT mengidentifikasi potensi yang dimiliki perpustakaan UI  .Tahap pertama dari proses pengembangan TI pada layanan sirkulasi ialah menentukan tujuan kegiatan tersebut.  Pelayanan sirkulasi yang bernuansa local  berwawasan global dan diberikan secara efektif dan efisien kepada civitas akademika UI serta stakeholdernya merupakan tujuan dari kegiatan ini. Maksud dari pelayanan sirkulasi bernuansa local berwawasan global ialah perpustakaan UI dalam melayani penggunanya tetap berpegang teguh pada adat ketimuran yang tanggap dan trengginas terhadap kebutuhan pengguna dengan mengkombinasikannya dengan teknologi informasi.

Sedangkan sasaran dari kegiatan ini adalah: distribusi informasi yang luas secara efektif, Peningkatan layanan sirkulasi dengan efisiensi waktu serta menjadikan civitas akademika dan stakeholdernya sebagai segmentasi layanan ini.

Tujuan dan sasaran tersebut dicapai melalui kaidah-kaidah manajemen yang seringkali diistilahkan POAC. Sebelum membahas proses pengembangan TI pada layanan sirkulasi, kita pahami dahulu konsep dasar dari:

• · Teknologi    : “Application of this to practical task in industry “ (Oxford advanced learners dictionary: 1990)
• ·         Informasi     : “ Data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”(Robert:1980).

Dari kedua definisi tersebut apabila kita pahami akan memberikan suatu gambaran bahwa Teknologi Informasi adalah suatu aplikasi yang mengolah data dan menyajikannya kedalam bentuk yang mudah dipahami oleh penerimanya. Sedangkan pemahaman lain TI mengacu pada Keppres nomor 30 tahun 1997 adalah.: Telematika merupakan sinergi telekomunikasi dan informatika. Regulasi tersebut menjadi langkah stategis bagi Indonesia untuk meningkatkan kemampuan telematika serta mewujudkan wawasan nusantara dalam menghadapi persaingan abad 21.

                Tahapan kegiatan manajemen dalam konteks pengembangan TI pada layanan perpustakaan UI adalah sebagai berikut :

A.      Planning ( perencanaan).

                Perencanaan dalam kegiatan manajemen bertujuan meminimalkan resiko kegagalan. Cakupan proses perencanaan dalam sebuah kegiatan meliputi:

• Perencanaan biaya

Pendanaan mempunyai peranan vital dalam sebuah kegiatan. Pengeluaran seperti gaji karyawan, pemeliharaan alat dan pengadaaan merupakan bentuk operasional dari sebuah organisasi. Terdapat beberapa item pos pembiayaan yang diklasifikasikan kedalam kategori utama, yakni:

•  Biaya pengadaaan                  : biaya ini termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan pengadaan perangkat keras serta dikeluarkan pada tahun pertama.
• Biaya persiapan operasi       :  biaya ini berkaitan dengan semua pengeluaran untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan.
• Biaya Proyek                           : biaya yang berhubungan dengan biaya pengembangan sistem termasuk penerapannya. Biaya ini dapat bertambah besar apabila mengunakan konsultan dari luar organisasi dalam pengembangan sistem ini.
• Biaya operasi dan perawatan : biaya operasi merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem dan biaya perawatan merupakan biaya yang dikeluarkan untuk perawatan selama sistem dioperasikan.

Perencanaan Waktu

Salah satu kriteria keberhasilan suatu kegiatan adalah waktu. Sinkronisasi antara jadwal dan kegiatan merupakan hal yang rumit. Karena seringkali keduanya tidak seiring sejalan. Pemecahannya ialah merencanakan waktu dengan menggunakan prosedur yang dikenal dengan istilah PERT (Program Evaluation And Review Technique). Prosedur ini mengatur tentang:

• ·Kapan proyek tersebut selesai?
• ·Bagaimana urut-urutan pekerjaan untuk tiap tiap bagian, kapan  mulainya dan kapan selesainya?
• ·Pekerjaan pekerjaan mana sajakah yang merupakan waktu terlama untuk selesainya proyek tersebut.
• ·Pekerjaan-pekerjaan mana saja yang dapat ditunda dan berapa lamakah waktu maksimum penundaaan yang diijinkan
• ·Pekerjaan-pekerjaan manakah yang harus mendapat perhatian khusus.

Perencanaan pengembangan sistem

Suatu rancangan program berbasis TI yang hendak dikembangkan setidaknya memiliki kriteria sebagai berikut:

•  Masih dalam batas dukungan dana yang layak.
• Didukung oleh prasarana telekomunikasi saat ini.
• Penyelenggaraanya sudah tersedia sumberdaya manusia yang mampu atau dengan mudah dapat dididik dan dilatih.
• Dapat diterima oleh kultur informasi sekarang atau dalam penyelenggaraanya relative mudah untuk membentuk kultur masyarakat yang diperlukan.

Dalam hal memilih perangkat yang hendak digunakan perlu mempertimbangkan karakteristik perangkat tersebut:         

1.       Komputer sebagai alat pengolah data mempunyai komponen vital yakni processor, harddisk, memori serta modem yang sensitive terhadap cara penggunaannya.

2.       Jaringan komunikasi:

2.1 Jenis jaringan komputer:

·         LAN  merupakan sekumpulan dari komputer yang saling berhubungan dalam  satu area.

·         MAN  pada dasarnya merupakan versi LAN yang lebih besar.  Cakupannya meliputi kantor-kantor yang letaknya masih dalam satu kota.

·         WAN mencakup wilayah geografis yang lebih luas. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan menjalankan program-program pemakai.

·         Wi-fi merupakan solusi komunikasi data nirkabel.

·         Internet merupakan jaringan yang mengkoneksikan beberapa jaringan komputer melalui alat komunikasi.

2.2   Bentuk komunikasi data

·         Offline communication sistem merupakan sistem pengiriman data melalui fasilitas komunikasi dari satu lokasi kepusat pengolahan data, tetapi data yang terkirim tidak langsung diproses oleh CPU.

·         Online communication sistem berbeda dengan Offline communication sistem. Letak perbedaannya, data yang dikirim pada sistem online dapat langsung diolah pada pusat komputer.

3.       Perangkat komunikasi khususnya handphone dapat dibedakan menjadi 2 yakni  CDMA dan GSM

4.       Basis teknologi komunikasi data dapat menggunakan Internet; GPRS, WAP.

B. Organizing  (Mengorganisasikan)

Bagan organisasi menunjukkan bagaimana bagian-bagian didalam organisasi dikoordinasikan bersama jalur wewenang dan tanggung jawab.  Alur kewenangan dan tanggungjawab yang jelas akan memperlancar kegiatan pada suatu organisasi . Terdapat  beberapa tipologi bagan organisasi yaitu: tipe komando, tipe struktural dan tipe fungsional. Penggunaan tipe tersebut berdasar dari kebutuhan masing-masing organisasi. Namun bagan organisasi hanya menunjukkan wewenang yang formal tetapi tidak mengatur seberapa besar wewenang, tanggung jawab dan deskripsi pekerjaan yang terinci. Maka diperlukan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan untuk memperjelas hubungan kerja pada bagan organisasi. Deskripsi pekerjaaan merupakan uraian tugas yang mengatur tugas pokok dan fungsi  seseorang dalam menjalankan tugas yang dibebankan kepadanya. Sedangkan spesifikasi pekerjaan berisi uraian klasifikasi dan kompetensi yang harus dimiliki  berkaitan dengan pekerjaan tersebut.

C. Actuating (Pelaksanaan)

Kegiatan implementasi dilakukan berdasar pada kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Kegiatan pelaksanaan ini meliputi:

·         Pemilihan dan pelatihan personil.

Sistem informasi ditunjang oleh tiga komponen yakni hardware, software dan brainware. Dari ketiga komponen tersebut brainware memegang peran strategis. Sebab sebagus apapun spesifikasi hardware serta kombinasinya dengan software,jika brainware (sumberdaya manusia) tidak menjunjang maka  sistem tersebut tidak akan bekerja dengan baik. Proses seleksi pada posisi analis sistem, programmer serta operator pada kegiatan pengembangan layanan perpustakaan sesuai dengan deskripsi dan spesifikasi posisi  masing-masing.

Setelah terseleksi sumberdaya manusia pada kegiatan ini maka dilanjutkan dengan program pelatihan. Program ini bertujuan membekali sumberdaya manusia tersebut dengan pengetahuan  dasar dan pengoperasian dari  sistem tersebut. Ada beberapa metode pelatihan yakni:

•  Pelatihan prosedural     : pelatihan ini berisi penjelasan tertulis dari prosedur suatu kegiatan
• Pelatihan tutorial            : alokasi waktu untuk tatap muka mendapat porsi yang besar sehingga metode ini bagus digunakan pada tugas tugas yang rumit dan vital.
•  Simulasi                              : Penciptakan kondisi pelatihan yang mirip kondisi kerja sesungguhnya menjadi tujuan metode ini.
• On the job Training        : peserta pelatihan langsung ditempatkan pada kondisi kerja sesungguhnya. Peserta diberikan penjelasan tentang apa yang  harus dikerjakan dan bagaimana harus mengerjakannya dengan praktek langsung.

·         Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak.

Kondisi lokasi sebagai tempat kegiatan pengembangan layanan perpustakaan berbasis TI harus memenuhi persyaratan keamanan, ruangannya nyaman, tersedia penjaga kestabilan suhu, sarana penerangan yang cukup, pendeteksi kebakaran, UPS, telepon. Selanjutnya adalah merakit komponen hardware dan menyusun konfigurasi nya. Kegiatan ini sebagai awal untuk membangun atau mengembangkan sebuah aplikasi baru.

·         Pemrograman dan pengetesan program

Sebuah program merupakan penjabaran dari konsep perencanaan analisis sistem dalam bentuk yang mudah digunakan oleh pengguna. Programmer memegang peranan penting pada tahap ini. Model layanan sirkulasi perpustakaan berbasis TI dapat menggunakan aplikasi  database yang berbasis web dengan konfigurasi server Ms. SQL 2000, PHP admin. Untuk komunikasi data dapat menggunakan online sistem dengan bentuk real time sistem. Sistem komunikasi data real time memungkinkan untuk mengirimkan data ke pusat komputer, diproses pusat komputer pada saat data diterima dan kemudian mengirimkan kembali hasil pengolahan kepengirim saat itu juga. Sistem ini cocok diterapkan pada layanan sirkulasi sebab terjadi komunikasi dua arah antara pengguna sistem ini dengan pusat data. Disamping itu efektivitas waktu menjadi pertimbangan lainnya

Struktur program yang hendak dibuat tersebut terdiri dari database sebagai tempat penyimpanan data dan tampilan muka sebagai media antara penguna dengan database untuk saling berkomunikasi. Data dalam database saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Serta diorganisasikan berdasarkan  sebuah skema atau struktur tertentu. Data tersebut tersimpan pada hardware komputer dan dapat melakukan manipulasi data melalui software. Jenis database dibedakan menjadi 2 yakni single database (database yang berdiri sendiri) dan database relasional  (Relational Database Managemen System). Database relasional yang popular digunakan saat ini adalah Ms. SQL 2000 yang dikonfigurasikan dengan PHP admin. Prinsip kerja dalam Relational Database Managemen System meliputi: Data definisi yang mendefinisikan data yang dibuat dengan cara relasi, validasi data; Data manipulasi yang mendefinisikan data melalui proses penyaringan data serta Data Control yang memuat prosedur pengendalian hak akses terhadap data dalam database tersebut. Pada proses meng update, shorting digunakan pernyataaan  SQL sebagai bahasa programnya. Sedangkan pada pembuatan desain mukanya, ketersediaan unsur komponen koneksivitas dengan database menjadi petimbangan utama disamping tampilan yang elok. Salah satu software untuk pembuatan desain muka pada program pengembangan TI untuk layanan perpustakaan adalah dream weaver. Komponen dalam software ini menunjang konektivitasnya dengan database yang berbasis web. Konfigurasi software database Ms.SQL 2000, PHP Admin, desain muka dream weaver seringkali dikemas dalam satu paket yang dikenal PHP triad.

Langkah pembuatan program berbasis PHP Triad dimulai dengan pembuatan database yang terdiri dari 3 tabel yakni: tabel data peminjam; tabel data buku dan tabel sirkulasi. Masing-masing tabel mempunyai struktur sebagai berikut:

• Tabel data peminjam         : NIM, nama, fakultas, program studi, alamat sementara, alamat asal, email, password
• Tabel data buku                    : KODE BUKU, jenis buku, judul buku, pengarang, penerbit, tahun terbit
• Tabel data sirkulasi              :KODE BUKU, nama, judul buku, tanggal pinjam, tanggal kembali, alamat asal.

NIM, KODE BUKU MENJADI keyword dari tabel peminjam dan tabel data buku. Keyword ini menjadi dasar untuk merelasikan tabel. Proses selanjutnya ialah membuat desain muka. Desain muka terdiri dari form, dan komponen penunjangnya. Sarana untuk mengkoneksikannya dengan memasukkan pernyataan SQL. Sedangkan untuk mengkoneksikan aplikasi ini pada internet dapat ditempuh dengan jalan mensetting modem komputer.

                Prinsip kerja dari aplikasi database berbasis web ini ialah ketika pengguna ingin menggunakan layanan sirkulasi berbasis TI. Ia akan mengakses terlebih dahulu ke website perpustakaan UI. Website tersebut akan mensyaratkan calon pengguna mengisi password sebagai prasyarat mengakses informasi pada layanan sirkulasi perpustakaan UI. Password tersebut menjadi alat identifikasi bagi komputer untuk mengenali data dari calon pengguna tersebut. Jika password tersebut teridentifikasi oleh computer maka password tersebut merujuk pada data seseorang pada tabel data peminjam yang  tersimpan pada bank data di komputer pusat perpustakaan UI. Semisal pengguna tersebut ingin memperpanjang masa pinjamnya maka ia cukup mengklik komponen  dari website yang langsung link ke alamat email perpustakaan UI dan menuliskan pesan pada tempat yang telah disediakan serta mengirimkannya. Setelah email terkirim, petugas perpustakaan yang diberi tanggung jawab untuk mengecek email yang masuk akan mengklasifikasi email tersebut sesuai kebutuhan pengguna. Apabila pengguna ingin memperpanjang peminjaman buku maka operator akan merubah masa pinjam sesuai peraturan berlaku. Data yang telah diperbarui tersebut dimasukkan pada tabel sirkulasi.

                Keuntungan memakai database berbasis web ialah komunikasi dapat bersifat dua arah dan pendistribusian informasi lebih efektif. Operator layanan sirkulasi berbasis teknologi informasi dapat menggunakan fasilitas mailing list untuk distribusikan informasi tunggakan peminjaman. Langkah pertama dengan menginventarisir peminjam yang telah melampaui batas pinjam dengan merujuk data pada tabel sirkulasi. Upaya tersebut untuk mengetahui identitas penunggak pinjaman. Selanjutnya alamat email penunggak pinjaman tadi didaftarkan pada mailinglist khusus untuk penunggak pinjaman. Cukup satu  email berisi surat peringatan dikirimkan maka secara otomatis pesan tersebut terkirim kealamat yang terdaftar di mailinglist.

                Populasi pengguna handphone yang semakin meningkat khususnya dikalangan civitas akademika menjadi potensi bagi perpustakaan untuk mengembangkan produk layanannya. Layanan yang menggunakan sms dapat menjadi produk layanan sirkulasi diperpustakaan UI. Komponen yang diperlukan untuk merealisasikan layanan ini dengan menggunakan sebuah provider khusus. Sehingga pengguna yang ingin menggunakan layanan ini dapat mengirimkan sms ke nomor tertentu milik perpustakaan. Pesan tersebut akan diolah diprovider dan disampaikan kepada operator layanan sirkulasi.

D.Controlling (Pengawasan)

Proses pengawasan menjadi langkah paripurna pada poses POAC. Pengawasan bertujuan mengendalikan seberapa jauh keberhasilan yang dicapai sekaligus menjadi alat evaluasi pada kegiatan berikutnya. Proses pengawasan pada pengembangan  TI pada layanan perpustakaan dilakukan dengan mengetes aplikasi database yang dibuat. Test tersebut dilakukan oleh analisis sistem dan programmer dengan mengisikan data sesungguhnya pada jangka waktu tertentu. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi diklasifikasikan menjadi tiga bentuk yakni: kesalahan bahasa program; kesalahan waktu proses dan kesalahan logika. Apabila pada proses pemrograman tersebut, selanjutnya diadakan rapat manajamen. Pertemuan ini dihadiri oleh komponen dari analis sistem, programer , pengguna untuk menentukan aplikasi tersebut dapat diterima atau diperbaiki kembali. Jika aplikasi tersebut disetujui, maka rapat ini merupakan acara serah terima penyerahan aplikasi database berbasis web pada layanan perpustakaan UI.

E.  Strategi Pengembangan TI pada layanan sirkulasi.

Inovasi menjadi kata kunci bagi sebuah organisasi untuk bertahan pada zaman yang penuh persaingan. Pengembangan TI merupakan inovasi bagi perpustakaan UI untuk merealisasikan tujuannya yakni: meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dengan sentuhan lokal berwawasan global. Strategi pada pengembangan TI pada layanan sirkulasi  berdasarkan kaidah manajemen meliputi:

1. Melibatkan Pusat Komputer UI, yang bertindak sebagai Unit Pelaksana Teknis di bidang Pengolahan Data, dalam mengembangkan Teknologi Informasi pada layanan sirkulasi.
2. Menjalin kerjasama dengan operator seluler untuk mengelola bersama provider yang diperuntukkan menunjang efektivitas distribusi informasi pada layanan sirkulasi
3. Mengoptimalkan sarana telekomunikasi yang ada; baik internet, handphone berbasis GSM atau CDMA untuk mengefektikan distribusi informasi layanan sirkulasi.

Demikianlah artikel yang menguraikan secara singkat proses menetapkan strategi pengembangan TI pada layanan sirkulasi. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi perpustakaan Universitas Indonesia. 

Daftar Pustaka

Jogiyanto. Analisis & Desain Sistem Informasi : pendekatan terstuktur. Yogyakarta: ANDI;1990

Prijaksono, Aribowo; Mardianto, Marlan. Self management: Guru terbaik sekaligus musuh terbesar manusia. Jakarta: Elex Media Komputindo; 2001

www.ui.ac.id

www.libui.ac.id

Balitbangprop NTT. Materi Diklat Sistem Informasi Kelitbangan. Kupang. Balitbangprop NTT, 2006