Mengenal Manajemen Gudang

Industri logistik berkembang pesat di Indonesia laiknya jamur dimusim penghujan yang ditandai bermunculannya perusahaan-perusahaan ekspedisi. Salah satu mata rantai penting dalam industri logistik dan pendistribusian barang adalah gudang.  Secara harfiah, gudang (warehouse) merupakan suatu lokasi/bangunan yang berfungsi tempat penyimpanan barang secara sementara sebelum barang/komoditi didistribusikan ke konsumen.  Pada umumnya, kegiatan di gudang bersifat dinamis. Beragam kegiatan yang dapat dilakukan di gudang meliputi: bongkar muat barang, penyortiran, pemeliharaan dan pendistribusian barang. Kompleksitas kegiatan tersebut sesuai dengan skala usaha yang dijalankan, semakin besar skala pendistribusian barang maka semakin rumit pengelolaan gudang.

Menimbang pentingya gudang sebagai lokasi transit barang, maka pengelolaan gudang pun perlu mngacu pada teori manajemen yang telah ada. Salah satu teori yang sesuai diterapkan adalah 5 M (Man, Machine, Method, Money dan  Market). Sebenarnya, membahas pengelolaan secara profesional tidak cukup dengan satu tulisan. Namun penulis coba mengulas kelima aspek manajemen tersebut dan penerapannya pada pengelolaan gudang. Setidaknya pembaca akan mendapatkan pengetahuan baru tentang seluk beluk pergudangan. 
#01 Aspek pertama adalah Sumberdaya Manusia (Man). Tenaga profesional dan berkompeten akan berpengaruh terhadap kerapian, keamanan dan kefeektifan pengelolaan gudang. Aspek tersebut terbagi menjadi dua, yakni kualitas dan kuantitas. Seyogyanya, personel yang akan bertanggug jawab mengelola gudang perlu memenuhi kriteria persyaratan (job spesification) serta uraian pekerjaan/jabatan (job description). Sebetulnya tidak ada batasan pendidikan formal dalam pengelolaan gudang, namun alangkah baiknya jika persyaratan pendidikan minimal untuk awak gudang adalah: SMA untuk staf gudang dengan ketrampilan mampu mengemudikan kendaraan roda empat dan forklift. Sedangkan minimal lulusan D3/S1 untuk kepala/manager gudang dengan ketrampilan mampu mengoperasikan komputer, mampu mengemudikan kendaraan roda empat dan memiliki jiwa kepemimpinan serta mampu berkomunikasi dengan bahasa asing. Pada uraian pekerjaan khususnya kepala gudang adalah mampu menyusun dokumen perencanaan kegiatan pengelolaan gudang, mampu menyusun laporan, memahami alur pengadaan dan distribusi barang serta memahami alur kepabeanan.
#02 Aspek Kedua adalah Perlengkapan dan Fasilitas (Machine). Fasilitas berupa bangunan perlu memperimbangan keamanan, kenyamanan dan keselamatan bagi pengelola gudang dan barang yang disimpan. Gedung yang tertutup yang dilengkapi sarana ventilisasi dan drainase yang memadai, tersedia sarana keamanan berupa CCTV, pagar kelililing, pos satpam guna mengontrol keamanan serta peralatan pencegah kebakaran. Tak lupa jalur evakuasi perlu dipersiapkan juga. Selanjutnya perlengkapan berupa komputer dan software untuk inventory barang perlu dipersiapkan, fasilitas rak-rak penyimpanan serta forklift perlu disediakan pula.
#03 Aspek ketiga adalah Sistem (Method). Guna menjamin keteraturan, kelancaran, efektivitas dan efisiensi bongkar muat, penyimpanan dan distribusi barang maka perlu dipikirkan sistem yang sesuai.Lazimnya, sistem FIFO (First In, First Out) atau barang yang pertama masuk maka akan pertama kali distribusikan digunakan disebagian besar gudang berskala besar. Hal tersebut bermanfaat dalam menjamin kualitas produk/barang yang disimpan. Jika menerapkan sistem tersebut maka perlu diperhatikan lokasi gudang dan pembagian ruangan gudang sehingga tercapai aspek aksestabilitas yang menjadi  kunci dalam menjamin efektivitas dan efisiensi bongkar muat, penyimpanan dan distribusi barang.
#04 Aspek keempat adalah Anggaran (Money),  Perawatan gudang tidak bisa dianggap sepele sebab gudang berpengaruh terhadap kualitas produk/barang yang ditransitkan. Tidak bisa dibayangan betapa ruginya jika barang yang keluar dari pabrik dalam kondisi prima, namun pada proses distribusinya ke konsumen mengalami kerusakan saat penyimpanan digudang akibat mungkin atap gudang yang bocor atau rusak akibat serangan hewan rhodensia (tikus dan sejenisnya). Perlu dianggarkan perawatan secara berkala untuk perbaikan gedung, perawatan sanitasi dan pemberantasan hama/hewan pengganggu. Tak kalah pentingnya adalah adanya anggaran perawatan mesin (forklift) dan up-grading personel secara berkala. Hal tersebut bertujuan meningkatkan kualitas layanan gudang dan meningkatkan kompetensi personel pengelola gudang sehingga tercapai efektivitas dan efisiensi.
#05 Aspek kelima adalah pemasaran (Market). Industri logistik khususnya gudang merupakan jenis usaha yang menjual jasa. Aspek responsivitas dan kepuasan pelanggan merupakan aspek utama dalam memasarkan jasanya. Khususnya kepuasan pelanggan, tentunya pelanggan (industri yang memanfaatkan jasa logistik)  akan setia jika harga yang ditawarkan dalam batas kewajaran, barang yang dipercayakan untuk disimpan digudang terjamin mutu dan kualitasnya serta aman. Salah satu saluran promosi yang efektif adalah gethok tular (Word to Mouths). Artinya, jika pelanggan puas terhadap jasa layanan pergudangan yang ditawarkan maka pelanggan tersebut akan mereferensikannya kepada kolega/sejawatnya.

Dipenghujung tulisan ini dapat disimpulkan  bahwa pengelolaan gudang perlu dilakukan secara profesional dengan mengacu pada kelima aspek yang terdiri dari: pengelola yang profesional dan berkompeten (Man); fasilitas dan prasaranan yang memadai serta lokasi gudang yang aman, nyaman dan mudah diakses (Machine), memiliki sistem baku yang menjamin keamanan dan kualitas barang (Method), didukung tersedianya anggaran yang memadai untuk perawatan fasilitas dan upgrade kemampuan pengelola gudang secara berkala (Money), dan pemanfaatan kepuasan pengguna melalui promosi mulut ke mulut (WoM) sebagai strategi jitu pemasaran jasa pengelolaan gudang (Market). Implementasi kelima aspek pada pengelolaan gudang akan menjamin efektivitas dan efisiensi pengelolaan gudang sehingga mendatangkan benefit baik bagi penyedia jasa pergudangan dan bagi konsumen pengguna jasa pergudangan. Semoga bermanfaat. (RAH)