ADAPTASI LAYANAN PERPUSTAKAAN SELAMA PANDEMI COVID-19

 

Pengantar

Sebuah frasa, yang berbunyi: ’Tidak ada yang abadi kecuali perubahan itu sendiri’, menggambarkan betapa dinamisnya perubahan pada segala aspek kehidupan. Siapa sangka mahluk kecil bernama virus Corona melumpuhkan hampir semua sektor kehidupan dan mendorong terjadinya perubahan. Hal ini terjadi karena penyebaran virus Corona yang sangat cepat dan telah menyebar ke hampir semua negara. Virus Corona dapat mengakibatkan infeksi atau penyakit yang disebut Corona Virus Disease 2019 atau Covid-19. World Health Organisation (WHO) pada tanggal 11 Maret 2020 menetapkan wabah Covid-19 menjadi pandemi global.

Tak hanya perekonomian yang lesu, perpustakaan sebagai lembaga publik penyedia jasa informasi pun turut terdampak akibat dibatasinya aktivitas sosial masyarakat. Hampir sebagian besar perpustakaan menutup layanan fisiknya dan menggantikannya dengan layanan berbasis daring. Selanjutnya, perpustakaan memberlakukan sistem kerja Work From Home (WFH) yang mendorong para pustakawan tetap produktif dan kreatif melayani pemustaka. Perubahan bentuk layanan dan pola kerja merupakan wujud adaptasi perpustakaan sebagai langkah mencegah penyebarluasan Covid-19.

Nama perpustakaan R.I Ardi Koesoema belum sepopuler perpustakaan  khusus  lainnya. Namun siapa sangka, perpustakaan khusus dibidang kehutanan yang diresmikan pada tahun 2004 ini telah menerapkan sistem pengelolaan perpustakaan hibrida sejak 2010. Sistem tersebut memberikan keuntungan tersendiri ditengah terbatasnya aktivitas sosial sebagai dampak penerapan social dan physical distancing. Walaupun perpustakaan ini secara resmi menutup layanan fisiknya mulai awal  April  2020, tidak serta merta layanan informasinya terhenti. Beberapa layanan rutin perpustakaan seperti: jasa penelusuran informasi, bimbingan pemustaka, pengajuan ISBN, dan promosi perpustakaan berubah format dari interaksi fisik menjadi interaksi virtual sebagai bentuk adaptasi terhadap penerapan pembatasan fisik. Artikel ini mengulas ragam adaptasi layanan perpustakaan, kendala serta solusinya sebagai media berbagi pengetahuan antar pustakawan maupun pengelola perpustakaan.

 

Jembatan informasi itu bernama Telon (Telusur Informasi Online)

Sejak pemberlakuan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) di awal April lalu, praktis aktivitas dan layanan secara fisik di Perpustakaan RI Ardi Koesoema dihentikan sampai batas waktu tidak ditentukan. Beruntung fasilitas OPAC pada website www.library.forda-mof.org/katalog dan Fanpage media sosial beralamat www.facebook.com/Fordalibrary justru ramai didatangi pemustaka yang berasal dari luar lembaga Badan Litbang dan Inovasi, Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dimana perpustakaan tersebut bernaung.  Mereka berasal dari latar belakang pendidikan dan sosial yang beragam, namun sebagian besar merupakan akademisi, mahasiswa dan praktisi kehutanan yang memiliki rasa keingintahuan terhadap perkembangan IPTEK kehutanan. Pembatasan sosial yang berdampak pada pembatasan akses informasi secara fisik dirasa pas menjadi momentum bagi perpustakaan RI Ardi Koesoema untuk mengadaptasi penelusuran informasi secara fisik ke dalam sebuah layanan berbasis daring dengan memanfaatkan saluran media sosial.

Berbekal poster dengan memuat kalimat persuasif yang berbunyi: ”Butuh litelatur ?”. Kamu di rumah saja dan kami bantu mencarikan”, sengaja  disisipkan anjuran beraktivitas di rumah sebagai bagian dari kontribusi perpustakaan RI Ardi Koesoema dalam pencegahan            Covid-19. Telusur  informasi  Online (Telon) resmi diluncurkan pada tanggal    6 April 2020 melalui Fanpage Facebook Forda Library. Cukup mengejutkan, ternyata program tersebut mendapat respon positif dari sejumlah pemustaka. Topik tentang tanaman sekupau menjadi permintaan pertama TELON dan pustakawan Perpustakaan RI                        Ardi Koesoema dengan sigap menelusur informasi tersebut. Tidak terlalu sulit menemukan informasi dimaksud disebabkan hampir 96 persen dari 30 ribuan judul koleksi Perpustakaan RI Ardi Koesoema merupakan topik kehutanan. Berdasarkan kata kunci pada OPAC, informasi sekupau ditemukan pada buku berjudul Tanaman Berguna Indonesia karya Karel Heyne, seorang peneliti berkebangsaaan Belanda yang telah belasan tahun menghabiskan waktunya meneliti jenis tanaman di Indonesia. Walaupun koleksi sejenis sudah langka dan sulit ditemukan di pasaran, namun Perpustakaan RI  Ardi Koesoema masih merawat dan menyimpan koleksi-koleksi antiquariat kehutanan. Setelah dialihmediakan, informasi sekupau tersebut dikirim ke alamat email pemesan. Alangkah bahagianya, kami mendengar apresiasi positif dari pemustaka tersebut merasa puas menggunakan jasa Telon guna mencukupi kebutuhan informasinya. Sejauh ini, adaptasi layanan penelusuran berbasis daring cukup efektif dalam menjembatani antara pemenuhan kebutuhan pemustaka dengan optimalisasi pendayagunaan sumber informasi di perpustakaan. Konsekuensinya, pustakawan perlu melek teknologi dan perlu meningkatkan keterampilan dalam penelusuran informasi. Sejauh ini, Telon menjadi layanan favorit bagi para pemustaka pada Perpustakaan RI Ardi Koesoema. Program tersebut menjadi jembatan informasi dalam pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka selama masa pandemi.

 

Adaptasi bimbingan literasi melalui pemanfaatan Aplikasi Webinar      Bimbingan literasi melalui aplikasi rapat virtual merupakan bentuk lain dari adaptasi layanan perpustakaan selama masa pandemi. Menimbang latar belakang pemustaka Perpustakaan RI Ardi Koesoema merupakan peneliti, maka bimbingan literasi diarahkan pada pengembangan keterampilan menulis ilmiah, pengenalan sumber informasi ilmiah dan manajemen sitasi. Kemudian digagaslah forum mingguan berbagi pengetahuan secara  virtual  bertajuk Forda Talks secara berseri. Kegiatan ini telah terselenggara kurang lebih 4 kali Forda Talks selama kurun waktu Mei s.d Juli 2020 dengan topik antara lain: Pendampingan penulisan naskah jurnal internasional; Cerdik berliterasi informasi di era disrupsi informasi; Strategi publikasi jurnal bereputasi global; Manajemen referensi dan penelusuran data informasi secara daring. Kegiatan tersebut mendapat respon positif dari  para peserta baik dari aspek pemilihan tema, penyampaian materi, kompetensi narasumber dan penyelenggaraannya.

 

Metode interaksi secara virtual dianggap efisien dalam hal penyelenggaraan. Mengingat perpustakaan selaku penyelenggara event tidak terlalu dibebani dalam hal pendanaan, pertanggung jawaban administrasi dalam pemesanan tempat, maupun konsumsi. Selanjutnya, bimbingan literasi virtual yang telah terselenggara tersebut cukup efektif sebagai media promosi perpustakaan. Pemanfaatan internet sebagai media penyebarluasan informasi kegiatan memiliki jangkauan yang luas sehingga peserta tidak hanya berasal dari internal Badan Litbang dan Inovasi namun dari luar instansi bahkan berasal dari beragam wilayah di seluruh Indonesia. Dengan mengikuti  Forda Talks  tersebut, para peserta jadi menyadari bahwa fungsi perpustakaan tidak sekedar tempat menyimpan buku namun berfungsi sebagai media penambah pengetahuan dalam konteks berbagi pengetahuan.

 

Dibalik  Layar  Adaptasi  Layanan  Perpustakaan

Dibalik cerita sukses senantiasa ada hambatan yang menghadang. Tak terkecuali pada proses adaptasi layanan perpustakaan pada Perpustakaan  RI  Ardi  Koesoema selama pandemi menghadapi                     2 hambatan, yakni: teknis dan non teknis. Adaptasi layanan fisik menjadi layanan daring bergantung erat kepada teknologi baik software maupun hardwarenya. Jaringan internet yang kurang stabil dan lisensi software menjadi kendala umum  bagi perpustakaan RI Ardi Koesoema selama menjalankan Telusur informasi online dan Forda Talks. Perlu diketahui bahwa jaringan internet pada server perpustakaan tidak ada masalah. Namun kendala muncul pada saat pustakawan yang bertindak sebagai operator layanan melaksanakan tugasnya dari rumah (WFH) sehingga mereka mengandalkan jaringan internet di rumah atau dengan metode tethering dari telepon pintar. Letak lokasi rumah dan jenis paket data internet yang dilanggan turut berpengaruh terhadap kestabilan jaringan internet. Selanjutnya pada saat penyelenggaraan bimbingan literasi secara virtual, aplikasi rapat virtual versi dasar yang digunakan memiliki batasan kuota peserta dan durasi pertemuan. Akibatnya, pustakawan selaku host perlu selektif dalam memilih calon peserta yang hendak mengikuti Forda Talks. Beruntung dalam perjalanannya manajemen Badan Litbang dan Inovasi, Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan akhirnya memberikan dukungan dengan berlangganan aplikasi rapat virtual versi bisnis.

 Selain kendala di atas, tak kalah pentingnya adalah  menumbuhkan motivasi diantara para pustakawan untuk beradaptasi dengan teknologi. Kendala non teknis  tersebut  cukup mengganggu jika pustakawan resisten terhadap pemanfaatan teknologi. Apabila pustakawan tidak termotivasi untuk belajar dan beradaptasi dengan teknologi maka pustakawan tersebut akan tertinggal dalam menjalankan adaptasi layanan perpustakaan berbasis daring. Akibatnya pelaksanaan layanan perpustakaan tersebut akan terhambat.

Beruntung pustakawan/ti pada perpustakaan RI Ardi Koesoema cepat beradaptasi baik pada situasi dan teknologi selama masa pandemi. Kuncinya terletak  pada motivasi diri untuk beradaptasi dan semangat untuk belajar.  Tak kalah pentingnya adalah dukungan dari pimpinan yang mendorong pustakawan/ti untuk menambah pengetahuan dan meningkatkan keterampilan melalui berbagai webinar terkait pengelolaan informasi dan perpustakaan. Terdapat dua manfaat yang diperoleh oleh para pustakawan/ti mengikuti webinar yang diselenggarakan oleh instansi lain. Pertama adalah bertambahnya pengetahuan.Kedua adalah pustakawan/ti mampu mengadopsi konsep acara dan penyelenggaraan webinar.

Sebagai catatan akhir, merebaknya pandemi Covid-19 yang berujung pada himbauan social dan physical distancing  menjadi fase transisi pelayanan perpustakaan secara fisik ke pelayanan secara daring. Perpustakaan R.I Ardi Koesoema telah mengadaptasi layanan penelusuran informasi secara  online  untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustakanya. Program Telusur informasi online yang disebarluaskan melalui media sosial mendapat respon positif dari pihak eksternal Badan Litbang dan Inovasi, Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Efektivitas layanan temu balik informasi online bergantung pada ketersediaan sarana OPAC dan sumber infomasinya serta kesigapan pustakawan selaku operator layanan tersebut.

Tak kalah pentingnya adalah bimbingan literasi yang bertujuan menambah pengetahuan dan mengasah keterampilan pemustaka dalam hal pemanfaatan sumber informasi. Penyelenggaran Forda Talks oleh Perpustakaan RI Ardi Koesoema dengan menggunakan aplikasi rapat virtual cukup efisien dalam menekan biaya operasional dan mengefektifkan program bimbingan literasi. Pemilihan tema yang relevan, narasumber yang berkompeten dan profesionalisme penyelenggara merupakan kunci efektifitas penyelenggaraan bimbingan literasi online.

Sebagaimana perubahan adalah sebuah kepastian maka adaptasi adalah sebuah keniscayaan. Motivasi kuat untuk belajar dan beradaptasi menjadi kunci bagi para pustakawan/ti untuk tetap bertahan, berkreasi dan berinovasi dalam memberikan layanan infomasi kepada para pemustakanya. Masa pandemi menjadi momentum perubahan mendasar bagi pengelolaan perpustakaan tradisional menuju perpustakaan digital.  Sekian dan terima kasih.